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paywise für orgaMAX Buchhaltung

orgaMAX Buchhaltung
Übernehmen Sie offene Rechnungen aus orgaMAX Buchhaltung direkt in paywise – ohne Export und ohne Zwischenschritt. Die Verbindung starten Sie im Marktplatz von orgaMAX: Sie installieren dort die paywise-Erweiterung und werden anschließend automatisch zu paywise zurückgeleitet.
Die Anbindung gilt für orgaMAX Buchhaltung. Die Desktop-Software orgaMAX ERP stellt keine Schnittstelle bereit und lässt sich nicht anbinden.
paywise liest aus orgaMAX und schreibt nichts zurück. In Ihrer Buchhaltung wird nichts geändert, storniert oder als bezahlt markiert.

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Bevor Sie starten

Zwei Voraussetzungen:
  • Sie brauchen für das Zielunternehmen die Administrator-Rolle in paywise.
  • Für dieses Unternehmen darf kein aktiver DATEV-Import bestehen. Deaktivieren Sie ihn unter DATEV Einstellungen → Gefahrenzone → Integration deaktivieren, bevor Sie orgaMAX verbinden.
Außerdem: ein orgaMAX-Buchhaltung-Konto und mindestens eine offene Rechnung darin.
Ein paywise-Konto brauchen Sie nicht im Voraus. Kommen Sie aus dem orgaMAX-Marktplatz und haben noch kein paywise-Konto, führt paywise Sie durch die Registrierung und übernimmt Ihre Unternehmensdaten aus orgaMAX.

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Was paywise abruft

Die Anbindung ist reiner Lesezugriff. Beim Verbinden prüft paywise zusätzlich, ob der erteilte Zugriff tatsächlich Rechnungen lesen darf – eine Freigabe ohne diese Berechtigung wird abgelehnt, statt scheinbar zu funktionieren.

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1. In vier Schritten verbunden

1

Marktplatz öffnen

Melden Sie sich in orgaMAX Buchhaltung an und öffnen Sie den Marktplatz.
2

paywise installieren

Suchen Sie die Erweiterung „paywise“ und installieren Sie sie in Ihrem Konto.
3

Erweiterung öffnen

Öffnen Sie die installierte Erweiterung – Sie landen automatisch wieder in paywise.
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Verbindung bestätigen

Bestätigen Sie hier Ihr orgaMAX-Konto, das Zielunternehmen in paywise und die Lizenznutzungsbedingungen, und wählen Sie Verbindung herstellen.Es werden nur Unternehmen angezeigt, in denen Sie Administrator sind. Gehört das angezeigte orgaMAX-Konto nicht zu Ihnen, brechen Sie ab und öffnen Sie die paywise-Erweiterung in orgaMAX erneut.
Nach der Bestätigung zeigt die Seite Verbunden mit Ihrem Konto, den Status: Aktiv, die orgaMAX-Kontoadresse und das Datum unter Eingerichtet am.
Ist das Unternehmen bereits mit einem orgaMAX-Konto verbunden, warnt paywise beim Bestätigen: Die neue Verbindung ersetzt die bestehende. Rechnungen werden danach nur noch aus dem neu bestätigten Konto übernommen.

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2. Rechnungen einreichen

1

Rechnungsauswahl öffnen

Wählen Sie auf der orgaMAX-Seite in paywise Rechnungen einreichen.
2

Rechnungen auswählen

paywise listet Ihre offenen Rechnungen live aus orgaMAX – mit Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Gesamtbetrag und offenem Betrag.Das Fälligkeitsdatum kommt direkt aus orgaMAX. paywise berechnet hier nichts selbst. Der offene Betrag berücksichtigt zugeordnete Zahlungen.
3

Schuldnerdaten prüfen

Name und Anschrift kommen aus dem orgaMAX-Kunden, das Rechnungs-PDF wird automatisch angehängt. Prüfen Sie die Angaben und ergänzen Sie, was fehlt.
4

Mahnungen kontrollieren

Mahnungen, die Sie in orgaMAX zu der Rechnung versendet haben, übernimmt paywise automatisch mit Datum und Mahnstufe. Geplante, noch nicht versendete Mahnungen werden bewusst nicht übernommen. Haben Sie außerhalb von orgaMAX gemahnt, ergänzen Sie das hier von Hand.
5

Auftrag absenden

Legen Sie fest, wie der Einzug starten soll, beantworten Sie die rechtlichen Fragen, akzeptieren Sie die Bedingungen und wählen Sie Auftrag absenden.

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Rechnungen, die nicht eingereicht werden können

  • Einreichbar sind Rechnungen, Schlussrechnungen und Abschlagsrechnungen.
  • Stornobelege sind ausgeschlossen. In orgaMAX sind das eigene Belege mit negativem Betrag, die dort im Status bezahlt stehen.
  • Stornierte Rechnungen erscheinen nicht – auch dann nicht, wenn orgaMAX den offenen Betrag auf ihnen stehen lässt. paywise erkennt eine Stornierung sowohl am Status als auch am Verweis auf den Stornobeleg.
  • Wiederkehrende Rechnungen und unbekannte Belegarten sind ausgeschlossen.
  • Rechnungen ohne offenen Betrag.
  • Unvollständige Empfängerdaten. paywise übernimmt die Rechnung als bearbeitbaren Entwurf. Ergänzen Sie Name und Anschrift in paywise, bevor Sie den Auftrag absenden.
  • Bereits eingereichte Rechnungen werden als Eingereicht angezeigt.

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Mahnservice: Rechnungen laufend übernehmen

Diese Anbindung versorgt nicht nur den einmaligen Forderungseinzug, sondern auch den paywise-Mahnservice. Dabei ruft paywise Ihre offenen Rechnungen regelmäßig ab und mahnt sie in Ihrem Namen – bevor daraus ein Inkassofall wird. Sie richten den Mahnservice unter app.paywise.de/mahnservice/ ein.

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Voraussetzungen

Damit der laufende Abgleich startet, müssen alle folgenden Punkte erfüllt sein:
  • Eine aktive orgaMAX-Verbindung mit gültiger Verbindung.
  • Ein gebuchter Mahnservice und die akzeptierten Mahnservice-AGB.
  • Ein festgelegter Importumfang – Sie entscheiden einmalig, welche Rechnungen übernommen werden sollen.
  • Die Bestätigung, dass Sie das Mahnwesen in orgaMAX abgeschaltet haben. Ohne diese Bestätigung startet der Mahnservice nicht.

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Was paywise vor jeder Mahnung prüft

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Regelmäßiger Abgleich

paywise ruft Ihre offenen Rechnungen aus orgaMAX in festen Abständen ab. Neue offene Rechnungen kommen dabei automatisch dazu.
2

Statusprüfung unmittelbar vor dem Versand

Direkt bevor eine Mahnung rausgeht, fragt paywise den aktuellen Rechnungsstatus noch einmal in orgaMAX ab. Ist die Rechnung inzwischen bezahlt oder storniert, wird nicht gemahnt.
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Im Zweifel wird nicht gemahnt

Lässt sich der Status nicht zweifelsfrei feststellen – etwa weil orgaMAX vorübergehend nicht erreichbar ist –, hält paywise die Mahnung zurück. Das ist bewusst so: Lieber eine Mahnung zu spät als eine an jemanden, der schon bezahlt hat.
Zahlungen, die paywise beim Abgleich in orgaMAX findet, beenden das Mahnverfahren automatisch.
Schalten Sie das Mahnwesen in orgaMAX ab, bevor Sie den Mahnservice starten. Sonst mahnen Sie und paywise dieselbe Rechnung parallel. paywise fragt diese Bestätigung deshalb ausdrücklich ab und beginnt erst danach zu mahnen. Sie können sie später jederzeit widerrufen – der Versand stoppt dann sofort.
Die Bestätigung gilt für genau das orgaMAX-Konto, für das Sie sie abgegeben haben. Verbinden Sie später ein anderes orgaMAX-Konto mit demselben paywise-Unternehmen, fragt paywise erneut nach – denn über das Mahnwesen des neuen Kontos hat noch niemand entschieden.
Beim Trennen der Verbindung pausiert paywise zusätzlich die laufenden Mahnverfahren dieses Unternehmens.

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3. Verbindung trennen

Wählen Sie auf der orgaMAX-Seite Verbindung trennen und bestätigen Sie. paywise ruft danach keine Rechnungen mehr aus Ihrem orgaMAX-Konto ab. Bereits übergebene Forderungen sind davon nicht betroffen.
Deinstallieren Sie zusätzlich die paywise-Erweiterung in orgaMAX. Andernfalls stellt ein erneutes Öffnen der Erweiterung die Verbindung wieder her.
Nur Administratoren Ihres Unternehmens können die Verbindung trennen.

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Wieder verbinden

Eine Neuinstallation ist nicht nötig, solange die Erweiterung in orgaMAX noch installiert ist:
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Erweiterung öffnen

Öffnen Sie die paywise-Erweiterung in orgaMAX Buchhaltung – Sie landen automatisch wieder in paywise.
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Erneut bestätigen

Bestätigen Sie Ihr orgaMAX-Konto, das Zielunternehmen und die Lizenznutzungsbedingungen erneut.

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Fehlerbehebung

Die Bestätigungsseite gilt nur direkt nach dem Öffnen der paywise-Erweiterung in orgaMAX. Öffnen Sie die Erweiterung dort erneut.
Dasselbe: Öffnen Sie die paywise-Erweiterung in orgaMAX erneut, dabei wird eine neue Anfrage erzeugt.
Eine Verbindung kann nur von einem Administrator hergestellt werden. Wenden Sie sich an die Administratorin oder den Administrator Ihres paywise-Unternehmens.
Das Konto ist einem anderen paywise-Konto zugeordnet. Melden Sie sich dort an und trennen Sie die Verbindung zuerst, dann versuchen Sie es erneut.
Anbindbar ist ausschließlich orgaMAX Buchhaltung. orgaMAX ERP stellt keine Schnittstelle bereit.

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Fragen

Schreiben Sie an [email protected].