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Offene Posten aus DATEV importieren

Ist DATEV Connect eingerichtet, holt paywise Ihre offenen Posten aus der Buchhaltung und legt daraus Forderungen an. Sie können das jederzeit von Hand auslösen oder einen automatischen Import nach Zeitplan und Regeln einrichten.
paywise liest die offenen Posten und verändert Ihre Buchhaltung nicht. Es wird nichts ausgeglichen, umgebucht oder storniert.

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Eine Forderung von Hand einreichen

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Auftrag starten

Wählen Sie auf dem DATEV-Dashboard Neuer Auftrag.
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Geschäftsjahr und Posten wählen

paywise fragt zunächst das Geschäftsjahr ab und listet dann die offenen Posten aus DATEV. Wählen Sie die Posten aus, die eingezogen werden sollen.
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Daten prüfen

paywise übernimmt Debitorennummer, Betrag, Belegdatum, Fälligkeit und die Stammdaten des Schuldners. Prüfen Sie die Angaben und ergänzen Sie, was fehlt.
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Auftrag absenden

Beantworten Sie die rechtlichen Fragen, akzeptieren Sie die Bedingungen und senden Sie den Auftrag ab.
In der manuellen Auswahl sehen Sie Buchungssätze, nicht zusammengefasste offene Posten. Eine Rechnung mit mehreren Buchungen – etwa durch Anzahlungen, Teilzahlungen oder Skonti – erscheint dort mehrfach. Wählen Sie in diesem Fall nur die Zeile mit dem Rechnungsbeleg aus. Der automatische Import fasst die Buchungen dagegen korrekt zu einem offenen Posten zusammen.

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Automatischen Import einrichten

Den Assistenten starten Sie über das DATEV-Dashboard oder unter DATEV Einstellungen → Automatischer Forderungsimport → Assistent starten. Danach verwalten Sie alles unter Einstellungen → Auto-Import. Damit sich der automatische Import aktivieren lässt, müssen drei Dinge konfiguriert sein. paywise nennt sie unter Bitte konfigurieren Sie:
  1. Geschäftsjahr
  2. Zeitplan
  3. Import-Regel

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Geschäftsjahre

Wählen Sie aus, welche Geschäftsjahre paywise durchsuchen soll. Über Alle auswählen und Keine auswählen setzen Sie die Auswahl schnell.

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Zeitplan

Im Abschnitt Zeitplan legen Sie über Bearbeiten fest:
  • Intervall – alle n Stunden, Tage, Wochen oder Monate
  • Erster Import – Datum und Uhrzeit
Unter Vorschau zeigt paywise den nächsten Importzeitpunkt an. Speichern Sie mit Speichern.

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Import-Regeln

Regeln entscheiden, welche offenen Posten importiert werden. Sie bauen sie im Regel-Editor aus Bedingungen zusammen – wahlweise mit UND (alle Bedingungen müssen erfüllt sein) oder ODER (mindestens eine Bedingung muss erfüllt sein), gruppierbar über Gruppe. Bedingungen gibt es zu zwei Kategorien:
Testen Sie eine Regel, bevor Sie sie speichern. Über Testen zeigt paywise Ihnen, wie viele Rechnungen der Regel entsprechen – im Format „X von Y Rechnungen entsprechen den Kriterien”.
Regeln werden von oben nach unten geprüft; die erste passende wird angewendet.
Ein offener Posten ohne Fälligkeitsdatum erfüllt keine Verzugsregel. Bewegungs- buchungen in DATEV tragen keine Fälligkeit. Eine Regel wie „30 Tage überfällig“ greift bei ihnen deshalb bewusst nicht.

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Aktivieren

Setzen Sie den Schalter Automatischen Import aktivieren und bestätigen Sie mit Aktivieren. Ab dann werden Forderungen gemäß dem konfigurierten Zeitplan automatisch importiert. Über Deaktivieren stoppen Sie geplante Importe wieder; Sie können sie jederzeit erneut aktivieren.

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Importläufe nachvollziehen

Auf dem DATEV-Dashboard sehen Sie die Historie der Importläufe. Ein einzelner Lauf zeigt Startzeitpunkt, Auslöser, Dauer, Status und die Zahl der importierten Forderungen sowie eine Liste der einzelnen Posten mit ihrem jeweiligen Status.

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Wie paywise zählt

DATEV liefert offene Posten als einzelne Buchungssätze aus: Eine Rechnung mit Anzahlung, Teilzahlung und Skonto erscheint dort mehrfach, und jede Zeile wiederholt den Saldo des gesamten Postens. Der automatische Import fasst diese Zeilen anhand von Kontonummer und Belegfeld 1 zusammen und legt daraus eine Forderung an – mit den Angaben aus der Rechnungszeile (Fälligkeit, Belegdatum, Beleglink).
paywise merkt sich je Kontonummer und Belegnummer, welcher offene Posten bereits importiert wurde. Ein Posten, der schon eine paywise-Forderung hat, wird beim nächsten Lauf übersprungen.
paywise übernimmt Telefon, E-Mail, Fax und Website aus den DATEV-Stammdaten. Telefonnummern werden dabei in eine einheitliche internationale Schreibweise gebracht, damit sie im Auftragsassistenten nicht als Fehler auflaufen. Kann eine Nummer nicht sicher umgewandelt werden, bleibt sie unverändert stehen – und der Assistent weist Sie darauf hin, statt eine plausibel aussehende falsche Nummer zu speichern.
Bei Firmenkunden übernimmt paywise die Unternehmensform aus DATEV, sofern sie dort gepflegt ist. Andernfalls wird sie aus dem Firmennamen abgeleitet (GmbH, e. K., e. V. und weitere). Findet sich kein eindeutiger Hinweis, bleibt das Feld leer und wird in der Auftragsprüfung geklärt. Ein bereits gesetzter Wert wird nie überschrieben.

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Import pausieren

DATEV Einstellungen → Gefahrenzone → Integration deaktivieren stoppt alle automatischen Importe. Einstellungen und Tokens bleiben erhalten, und Sie können jederzeit wieder aktivieren. Die Übertragung nach Belege online läuft davon unberührt weiter.

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Fragen

Schreiben Sie an [email protected].