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paywise für apaleo

apaleo
paywise zieht unbezahlte Rechnungen ein. Mit der apaleo-Anbindung übergeben Sie eine offene Debitorenrechnung – ein Aufenthalt, der auf Rechnung ausgecheckt und nie bezahlt wurde – direkt aus Ihrem Property-Management-System an paywise, ohne Gast, Betrag oder Rechnungsdokument abzutippen. Typische Fälle sind Firmenbuchungen, Veranstalter und Langzeitgäste, bei denen keine Karte hinterlegt ist und per Überweisung gezahlt wird.
paywise liest aus apaleo und schreibt nichts zurück. In Ihrem PMS wird nichts geändert, storniert oder als bezahlt markiert.

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Bevor Sie starten

  • Ein apaleo-Konto mit mindestens einer Property und der Berechtigung, Apps dafür zu autorisieren.
  • Ein paywise-Konto. Sie können es auch während der Verbindung neu anlegen – eine vorherige Registrierung ist nicht nötig.
  • Administratorrechte im paywise-Unternehmen. Verbinden, Hotels auswählen und Trennen dürfen nur Administratoren; alle anderen Mitglieder des Unternehmens sehen Verbindung und Hotelauswahl und können Rechnungen einreichen.
  • Mindestens eine Rechnung in apaleo, die Unpaid ist und auf Debitor ausgecheckt wurde. Nur diese kommen infrage; ein noch offenes Folio oder ein bereits beglichener Aufenthalt erscheint nicht.

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Welche Berechtigungen paywise anfragt

Während der Verbindung zeigt apaleo Ihnen genau, welche Berechtigungen paywise anfragt: Das ist die vollständige Liste. paywise fragt keine Schreibberechtigung, keine Reservierungsdaten und keine Gästeprofile an.

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1. apaleo mit paywise verbinden

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Verbindungsseite öffnen

Gehen Sie auf app.paywise.de/connect/apaleo/. Kommen Sie aus dem apaleo Store, sind Sie bereits auf der paywise-Willkommensseite – melden Sie sich dort an oder legen Sie Ihr paywise-Konto an.
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Autorisierung starten

Wählen Sie Mit apaleo verbinden. paywise leitet Sie zu apaleo weiter, wo Sie sich mit Ihren eigenen apaleo-Zugangsdaten anmelden.Sie geben apaleo-Zugangsdaten niemals bei paywise ein. Die Autorisierung findet vollständig bei apaleo statt.
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Zugriff bei apaleo freigeben

apaleo zeigt die oben aufgeführten Berechtigungen. Bestätigen Sie mit Authorize.
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Verbindung in paywise bestätigen

Sie kehren zu paywise zurück. Dort sehen Sie den empfangenen apaleo Account Code und das paywise-Unternehmen, zu dem die Verbindung gehören wird.Prüfen Sie beides. Erkennen Sie das apaleo-Konto nicht wieder, brechen Sie ab und bestätigen Sie nichts – dieser Schritt existiert, damit eine Verbindung nie stillschweigend am falschen Unternehmen landet.
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Hotels auswählen

paywise listet die Hotels (Properties) Ihres apaleo-Kontos mit Name, Code, Betreibergesellschaft, Anschrift und Live-/Test-Status. Keines ist vorausgewählt: Wählen Sie die Hotels, deren Rechnungen dieses paywise-Unternehmen einreichen soll.Bestätigen Sie anschließend, dass das angezeigte paywise-Unternehmen Gläubigerin der Rechnungen der ausgewählten Hotels ist. paywise prüft den Rechnungsaussteller nicht automatisch – diese Angabe liegt bei Ihnen.Sie können auch ohne Hotel verbinden und die Auswahl später treffen; bis dahin zeigt die Rechnungsauswahl keine Rechnungen.
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Bestätigen

Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen und wählen Sie Verbindung bestätigen.Ist in diesem Unternehmen bereits eine andere Buchhaltungsintegration aktiv, fragt paywise vorher nach: Die bestehende Integration wird beim Bestätigen getrennt, und laufende Mahnprozesse, die sie versorgt, werden pausiert.
Nach der Verbindung zeigt die Seite den Verbindungsstatus, das apaleo-Konto, das Verbindungsdatum und die erteilten Berechtigungen.
Ein paywise-Unternehmen steht für genau eine Gläubigerin. Gehören die Hotels Ihres apaleo-Kontos zu verschiedenen Gesellschaften, legen Sie für jede Gesellschaft ein eigenes paywise-Unternehmen an und verbinden apaleo dort jeweils separat. Jedes Unternehmen wählt seine eigenen Hotels; mehrere Unternehmen dürfen dasselbe apaleo-Konto verbinden. Wählen Sie ein Hotel nur in dem Unternehmen aus, dem seine Rechnungen gehören, damit keine Rechnung doppelt eingereicht wird.

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Hotels verwalten

Die Hotelauswahl gilt für das ganze Unternehmen. Administratoren ändern sie auf app.paywise.de/connect/apaleo/; beim Speichern einer Auswahl mit Hotels bestätigen sie die Gläubigerschaft erneut.
  • Neu in apaleo angelegte Hotels werden nie automatisch ausgewählt.
  • Archivierte oder nicht mehr zugängliche Hotels sind als nicht verfügbar markiert und lassen sich aus der Auswahl entfernen.
  • Das Abwählen eines Hotels wirkt nur auf die Rechnungsauswahl: Bereits hinzugefügte Rechnungen, Entwürfe und eingereichte Aufträge bleiben unverändert.
  • Hat jemand anderes die Auswahl zwischenzeitlich gespeichert, lädt paywise die aktuelle Auswahl, statt sie zu überschreiben – prüfen Sie Ihre Änderung und speichern Sie erneut.

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2. Rechnungen einreichen

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Rechnungsauswahl öffnen

Wählen Sie auf der apaleo-Seite in paywise Jetzt starten.
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Hotel wählen

Die Rechnungsauswahl zeigt immer die Rechnungen eines Hotels. Wählen Sie im Feld Hotel eines der ausgewählten, verfügbaren Hotels; paywise öffnet zunächst das erste. Beim Wechsel des Hotels bleiben bereits hinzugefügte Rechnungen im Auftrag.
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Rechnungen auswählen

paywise listet die offenen Debitorenrechnungen des gewählten Hotels live aus apaleo – mit Rechnungsnummer, Empfänger, Rechnungsdatum, Fälligkeit, dem Gesamtbetrag und dem offenen Betrag.Der offene Betrag ist das, was paywise beitreibt. Hat ein Gast vor dem Check-out einen Teil bezahlt, wird nur der Rest verfolgt.Suchen Sie nach Rechnungsnummer oder Gast/Firma, filtern Sie nach Datum und wählen Sie bei jeder gewünschten Rechnung Hinzufügen.
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Schuldnerdaten prüfen

paywise füllt die Forderung aus dem Rechnungsempfänger in apaleo: Name, Anschrift und die Einordnung als Unternehmen oder Privatperson. Das Rechnungs-PDF wird automatisch aus apaleo geholt und angehängt.Prüfen Sie die Angaben und korrigieren Sie, was falsch ist oder fehlt.
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Mahnung erfassen

apaleo hat kein Mahnwesen, deshalb kann paywise keines übernehmen. Tragen Sie ein, wie und wann Sie den Schuldner zur Zahlung aufgefordert haben – schriftlich oder mündlich, mit Datum und gesetzter Zahlungsfrist.Das ist rechtlich relevant: Gegenüber Verbrauchern ist eine Mahnung in der Regel Voraussetzung dafür, dass Verzugszinsen und Inkassokosten geltend gemacht werden können.
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Auftrag absenden

Legen Sie fest, wie der Einzug starten soll, beantworten Sie die rechtlichen Fragen, akzeptieren Sie die Bedingungen und wählen Sie Auftrag absenden.
Ab hier liegt der Fall bei paywise. Sie verfolgen den Fortschritt in Ihrem paywise-Dashboard; in apaleo passiert nichts weiter.

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Rechnungen, die nicht eingereicht werden können

paywise lehnt eine Rechnung bewusst ab, statt eine zweifelhafte Forderung anzulegen:
  • Keine offene Forderung. Nur Rechnungen im Status Unpaid vom Typ Initial oder Correction kommen infrage. Eine in apaleo stornierte Rechnung wird dort auf FullyPaid gesetzt, obwohl ihr offener Betrag bestehen bleibt – paywise prüft den Status deshalb beim Einreichen erneut, statt der Liste zu vertrauen.
  • Unvollständiger Empfänger. Trägt die Rechnung keinen Namen oder keine vollständige Anschrift, stoppt paywise, statt eine Forderung gegen einen nicht identifizierbaren Schuldner anzulegen. Vervollständigen Sie die Debitorendaten in apaleo und erstellen Sie die Rechnung erneut.
  • Bereits eingereicht. Eine bereits an paywise übergebene Rechnung wird als Eingereicht angezeigt und kann nicht ein zweites Mal eingereicht werden.

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3. Verbindung trennen

Wählen Sie als Administrator auf der apaleo-Seite in paywise Verbindung löschen und bestätigen Sie. paywise widerruft die Autorisierung für Sie bei apaleo und entfernt anschließend die Verbindung samt Hotelauswahl dieses Unternehmens. Verbindungen anderer paywise-Unternehmen zum selben apaleo-Konto bleiben bestehen. In apaleo müssen Sie nichts tun – die App erscheint dort nicht mehr als verbunden. Bereits eingereichte Inkassoaufträge sind davon nicht betroffen: Sie liegen jetzt bei paywise und werden weiter bearbeitet. Das Trennen stoppt nur den weiteren Rechnungsabruf. Zum Wiederverbinden führen Sie den Verbindungsablauf einfach erneut aus.

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Fehlerbehebung

paywise zeigt nur Rechnungen des gewählten Hotels, die Unpaid sind und auf Debitor ausgecheckt wurden. Ein noch offenes Folio oder ein beim Check-out beglichener Aufenthalt erscheint nicht. Prüfen Sie das gewählte Hotel und den Rechnungsstatus in apaleo unter Finanzen → Rechnungen.
Entweder ist noch kein Hotel ausgewählt, oder alle ausgewählten Hotels sind in apaleo archiviert bzw. nicht mehr zugänglich. Ein Administrator Ihres Unternehmens passt die Auswahl unter Hotelauswahl verwalten an.
Häufigste Ursache ist ein unvollständiger Rechnungsempfänger – fehlender Name oder fehlende Anschrift. paywise lehnt hier bewusst ab. Siehe Rechnungen, die nicht eingereicht werden können.
Die Autorisierung wurde bei apaleo zurückgezogen oder ist abgelaufen. Wählen Sie auf derselben Seite Mit apaleo verbinden, um sie zu erneuern; Ihre bisherigen Aufträge sind nicht betroffen.

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Fragen

Schreiben Sie an [email protected].