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paywise für Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central
Mit der Business-Central-Anbindung übernehmen Sie überfällige offene Rechnungen direkt aus Business Central in paywise. Rechnungsnummer, Fälligkeit, offener Betrag, Kundendaten und das Rechnungs-PDF aus Business Central werden übernommen, ohne dass Sie die Daten abtippen müssen. Sie melden sich mit Ihrem Microsoft-Konto an – in Business Central selbst ist nichts einzurichten.
paywise liest aus Business Central und schreibt nichts zurück. In Business Central wird keine Rechnung geändert, storniert oder als bezahlt markiert. Die Anbindung ist ein Angebot von paywise und kein von Microsoft bereitgestelltes oder unterstütztes Produkt.

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Bevor Sie starten

  • Business Central online (die Microsoft-Cloud-Version). Business Central On-Premises und Microsoft Dynamics NAV („Navision“) werden nicht unterstützt.
  • Eine Microsoft-Anmeldung mit einem Business-Central-Benutzer, der Verkaufsrechnungen anzeigen und drucken darf. Reine Leserechte genügen nicht, weil Business Central beim Erzeugen des Rechnungs-PDFs einen Druckzähler setzt.
  • Beim ersten Verbinden in Ihrem Unternehmen: die einmalige Freigabe durch einen Administrator Ihres Microsoft-Tenants (siehe unten).
  • Ein bestehendes paywise-Konto. Sie müssen im ausgewählten paywise-Unternehmen Administrator sein, um die Verbindung herzustellen oder zu trennen.
  • Kein aktiver DATEV-Import für dasselbe paywise-Unternehmen.

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Welche Berechtigung paywise anfragt

Microsoft zeigt bei der Anmeldung die Berechtigung Dynamics 365 Business Central – Financials.ReadWrite.All an. Business Central bietet keine reine Leseberechtigung an. paywise nutzt die Berechtigung ausschließlich lesend: paywise handelt dabei immer mit den Rechten des angemeldeten Benutzers – nie mit mehr.

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Einmalige Freigabe durch Ihren Administrator

In vielen Microsoft-Tenants dürfen Benutzer Anwendungen mit Zugriff auf Buchhaltungsdaten nicht selbst zustimmen. Microsoft zeigt dann Genehmigung durch Administrator erforderlich. So erteilen Sie die Freigabe:
  • paywise zeigt Ihnen einen Freigabe-Link. Leiten Sie ihn an Ihre IT weiter. Ein Administrator des Tenants, in dem Business Central läuft (z. B. globaler Administrator oder Anwendungsadministrator), öffnet den Link und stimmt für Ihre Organisation zu.
  • Ist der Administrator nur als Gast in diesem Tenant eingetragen, nutzt er stattdessen auf dem Microsoft-Bildschirm den Link Wenn Sie über ein Administratorkonto verfügen, melden Sie sich mit diesem an.
  • Alternativ kann Ihre IT die Berechtigung unter Entra ID → Unternehmensanwendungen → Zustimmung und Berechtigungen als „geringes Risiko“ einstufen; dann können Benutzer selbst zustimmen.
Die Freigabe ist pro Microsoft-Tenant nur einmal nötig. Danach meldet sich jeder Business-Central-Benutzer einfach an.

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1. Business Central mit paywise verbinden

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Verbindungsseite öffnen

Gehen Sie auf app.paywise.de/connect/businesscentral/ und wählen Sie das paywise-Unternehmen aus, das Sie verbinden möchten.
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Bei Microsoft anmelden

Wählen Sie Mit Business Central verbinden. paywise leitet Sie zu Microsoft weiter. Wählen Sie das Microsoft-Konto Ihres Business-Central-Benutzers und stimmen Sie der Berechtigung zu – oder leiten Sie den Freigabe-Link an Ihre IT weiter, wenn Microsoft eine Administratorgenehmigung verlangt.Sie geben Ihre Microsoft-Zugangsdaten niemals bei paywise ein. Die Anmeldung findet vollständig bei Microsoft statt.
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Umgebung und Mandant wählen

Zurück in paywise fragt paywise bei Microsoft die Business-Central-Umgebungen Ihres Kontos ab und lädt die Mandanten sofort. Gibt es mehrere Umgebungen, startet paywise mit Production; eine andere wählen Sie in der Auswahl Umgebung.paywise zeigt alle Mandanten der Umgebung mit der Anzahl überfälliger offener Rechnungen. Wählen Sie genau einen Mandanten aus – paywise wählt bewusst keinen vor.
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Verbindung speichern

Akzeptieren Sie die Lizenznutzungsbedingungen der Business-Central-Anbindung und wählen Sie Verbindung speichern. Die Seite zeigt Verbunden mit Mandant, Umgebung und angemeldetem Konto. Mit Jetzt starten öffnen Sie die Rechnungsauswahl.
Für einen weiteren Business-Central-Mandanten verbinden Sie ihn aus dem passenden paywise-Unternehmen. Über Mandanten wechseln ändern Sie die Auswahl, über Mit anderem Konto anmelden wechseln Sie das Microsoft-Konto.

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2. Rechnungen einreichen

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Rechnungsauswahl öffnen

Wählen Sie auf der Business-Central-Seite in paywise Jetzt starten. Sie gelangen zum Assistenten für den Forderungseinzug.
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Rechnungen auswählen

paywise listet die überfälligen offenen Verkaufsrechnungen des verbundenen Mandanten mit Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Gesamtbetrag und offenem Betrag. Suchen, filtern und wählen Sie die gewünschten Rechnungen aus.
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Schuldner und Dokument prüfen

paywise übernimmt Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Debitorennummer. Ob der Schuldner Unternehmen oder Privatperson ist, übernimmt paywise aus dem Debitortyp in Business Central; bei unklarem Typ wählen Sie ihn selbst aus. Das Rechnungs-PDF aus Business Central wird automatisch angehängt.Ergänzen Sie fehlende Pflichtangaben – zum Beispiel die Rechtsform – vor dem Absenden.
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Mahnung erfassen

Mahnungen aus Business Central werden nicht übernommen, weil Business Central sie über seine Standardschnittstelle nicht bereitstellt. Tragen Sie im Assistenten ein, ob, wann und mit welcher Frist Sie den Schuldner bereits zur Zahlung aufgefordert haben.
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Auftrag absenden

Beantworten Sie die rechtlichen Fragen, akzeptieren Sie die Bedingungen und wählen Sie Auftrag absenden.

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Welche Rechnungen erscheinen

Eine Business-Central-Rechnung kann ausgewählt werden, wenn sie:
  • gebucht ist und den Status Offen hat,
  • überfällig ist (Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit),
  • einen offenen Betrag größer als null hat,
  • in Euro ausgestellt ist,
  • nicht als strittig markiert ist und
  • nicht zu einem vollständig gesperrten Debitor gehört.
Bezahlte, stornierte und gutgeschriebene Rechnungen sowie Entwürfe erscheinen nicht. Nach einer Teilzahlung reicht paywise nur den verbleibenden offenen Betrag ein. Weil Business Central über seine Standardschnittstelle keine Zahlungshistorie liefert, erfasst paywise den bereits beglichenen Teil als eine Zahlung mit dem Hinweis „Bereits beglichen laut Business Central“.

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Business Central mit dem Mahnservice verwenden

Business Central kann zusätzlich den paywise-Mahnservice versorgen. paywise übernimmt dann regelmäßig die überfälligen offenen Rechnungen und berücksichtigt später in Business Central erfasste Teil- oder Vollzahlungen. Vor der Aktivierung müssen Sie bestätigen, dass die Mahnungen in Business Central deaktiviert sind. Dadurch verhindern Sie, dass Business Central und paywise dieselbe Rechnung parallel anmahnen. Die Bestätigung gilt für den verbundenen Mandanten; nach einem Mandantenwechsel ist eine neue Bestätigung erforderlich. Vor jeder Mahnung prüft paywise den aktuellen Rechnungsstatus in Business Central erneut. Ist die Rechnung inzwischen bezahlt, strittig oder der Status nicht eindeutig feststellbar, wird keine Mahnung gesendet. Stornos und Gutschriften werden zur manuellen Prüfung angehalten.

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3. Verbindung trennen

Wählen Sie auf der Business-Central-Seite in paywise Verbindung trennen und bestätigen Sie den Dialog. paywise löscht die gespeicherte Anmeldung und ruft keine weiteren Daten aus Business Central ab. Die einmalige Freigabe bleibt in Ihrem Microsoft-Tenant bestehen; Ihre IT kann die Anwendung „paywise“ bei Bedarf unter Entra ID → Unternehmensanwendungen entfernen. Bereits eingereichte Inkassoaufträge bleiben bestehen. Liefert Business Central Daten an den Mahnservice, werden laufende Mahnverfahren pausiert, weil paywise den aktuellen Rechnungsstatus nicht mehr prüfen kann.

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Fehlerbehebung

Leiten Sie den Freigabe-Link von der paywise-Seite an einen Administrator des Tenants weiter, in dem Business Central läuft. Gastadministratoren nutzen auf dem Microsoft-Bildschirm den Link Wenn Sie über ein Administratorkonto verfügen, melden Sie sich mit diesem an. Danach melden Sie sich erneut an.
Meist haben Sie sich mit einem Microsoft-Konto angemeldet, das nicht zu Ihrem Business-Central-Tenant gehört. paywise zeigt das angemeldete Konto an. Wählen Sie Mit anderem Konto anmelden und nehmen Sie im Microsoft-Kontoauswahldialog das Konto Ihres Business-Central-Benutzers. Heißt Ihre Umgebung nicht Production, geben Sie ihren Namen unter Andere Umgebung an (er steht in der Adresszeile von Business Central nach Ihrer Tenant-ID).
Der angemeldete Benutzer hat in dieser Umgebung keinen Zugriff auf einen Mandanten. Melden Sie sich mit einem Business-Central-Benutzer an, der die gewünschten Rechnungen sehen darf.
paywise zeigt nur gebuchte, offene und überfällige Euro-Rechnungen mit einem offenen Betrag größer als null. Prüfen Sie Status, Fälligkeit, Währung, Strittig-Kennzeichen und Debitorsperre direkt in Business Central.
Hat der angemeldete Benutzer das Unternehmen verlassen, sein Passwort geändert oder wurde die Verbindung länger nicht genutzt, zeigt paywise Erneut anmelden. Bereits eingereichte Aufträge sind davon nicht betroffen.
Prüfen Sie, ob die Business-Central-Verbindung aktiv ist und ob Sie bestätigt haben, dass die Mahnungen in Business Central deaktiviert sind.

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Fragen

Schreiben Sie an [email protected].