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paywise für Lexware Office

Lexware Office
Mit der Anbindung connect:Lexware Office übergeben Sie offene Rechnungen aus Lexware Office direkt an den paywise-Forderungseinzug. Rechnungsdaten, Kunde und Rechnungs-PDF kommen automatisch mit – und, anders als bei den meisten anderen Anbindungen, auch die Mahnungen, die Sie in Lexware Office bereits verschickt haben.
paywise liest aus Lexware Office und schreibt nichts zurück. In Ihrer Buchhaltung wird nichts geändert, storniert oder als bezahlt markiert.

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Bevor Sie starten

  • Ein Lexware-Office-Konto, mit dem Sie sich anmelden können.
  • Ein paywise-Konto. Sie können es auch während der Verbindung neu anlegen – paywise übernimmt Ihre Unternehmensdaten dann direkt aus Lexware Office.
  • Mindestens eine offene Rechnung in Lexware Office.
  • Für Ihr paywise-Unternehmen darf kein aktiver DATEV-Import bestehen. Deaktivieren Sie ihn unter DATEV Einstellungen → Gefahrenzone → Integration deaktivieren, bevor Sie Lexware Office verbinden.

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Was paywise abruft

Die Anbindung ist reiner Lesezugriff.

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Neu bei paywise? Registrierung über Lexware Office

Sie brauchen kein paywise-Konto im Voraus. Über die Registrierung mit Lexware Office legen Sie Konto und Unternehmen in einem Durchgang an – paywise übernimmt Ihre Unternehmensdaten dabei direkt aus Lexware Office, statt sie von Ihnen abzufragen.
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Registrierung öffnen

Gehen Sie auf app.paywise.de/connect/lexoffice/registrieren/.Die Seite Registrierung über Lexware Office begrüßt Sie mit „Verbinden Sie Ihr Lexware Office Konto, um Ihre Unternehmensdaten automatisch zu übernehmen.”
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Nutzungsbedingungen akzeptieren

Aktivieren Sie den Schalter „Ich akzeptiere die Nutzungsbedingungen der connect:Lexware Office Schnittstelle.” Über das Pfeilsymbol daneben öffnen Sie den vollständigen Text in einem neuen Tab.Erst danach lässt sich die Schaltfläche zum Verbinden betätigen.
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Mit Lexware Office verbinden

Wählen Sie Mit Lexware Office verbinden. paywise leitet Sie zu Lexware Office weiter, wo Sie sich mit Ihren eigenen Zugangsdaten anmelden und den Zugriff freigeben.Sie geben Ihre Lexware-Zugangsdaten niemals bei paywise ein.
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Daten überprüfen

Sie kehren zu paywise zurück und sehen den Schritt Daten überprüfen: „Bitte prüfen Sie die aus Lexware Office übernommenen Daten sorgfältig, bevor Sie fortfahren.”Das Formular ist bereits mit den Angaben aus Lexware Office gefüllt:Prüfen und korrigieren Sie alles, was nicht stimmt oder fehlt. Was Lexware Office nicht liefert, ergänzen Sie hier von Hand.
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Passwort vergeben und absenden

Vergeben Sie zum Schluss ein Passwort für Ihr paywise-Konto und senden Sie das Formular ab.
Mit dem Absenden legt paywise in einem Schritt an:
  • Ihr Benutzerkonto,
  • Ihr Unternehmen mit den geprüften Daten,
  • die aktive Lexware-Office-Verbindung dazu.
Sie sind anschließend bereits angemeldet und können sofort Rechnungen einreichen. An Ihre E-Mail-Adresse geht eine Bestätigungsmail.
Sind Sie bereits bei paywise angemeldet, brauchen Sie diesen Weg nicht: Die Registrierungsseite leitet Sie dann direkt auf die Lexware-Office-Seite Ihres Kontos weiter, wo Sie die Verbindung wie unten beschrieben herstellen.

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1. Lexware Office verbinden

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Verbindungsseite öffnen

Gehen Sie auf app.paywise.de/connect/lexoffice/.
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Nutzungsbedingungen akzeptieren

Setzen Sie das Häkchen bei „Mit der Nutzung der connect:Lexware Office Schnittstelle akzeptiere ich die Nutzungsbedingungen.” Über Nutzungsbedingungen öffnen Sie den vollständigen Text.
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Anmeldung starten

Wählen Sie Jetzt mit Lexware Office verbinden. paywise leitet Sie zu Lexware Office weiter, wo Sie sich mit Ihren eigenen Zugangsdaten anmelden.Sie geben Ihre Lexware-Zugangsdaten niemals bei paywise ein – die Autorisierung findet vollständig bei Lexware Office statt.
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Zugriff freigeben

Bestätigen Sie die Freigabe bei Lexware Office. Sie landen anschließend automatisch wieder in paywise.
Nach der Verbindung zeigt die Seite Verbunden mit, den Status: Aktiv, das Datum unter Verbunden seit und wer die Verbindung angelegt hat.

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2. Rechnungen einreichen

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Rechnungsauswahl öffnen

Wählen Sie auf der Lexware-Office-Seite in paywise Rechnungen einreichen.
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Rechnungen auswählen

paywise listet Ihre offenen Belege live aus Lexware Office – mit Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Gesamtbetrag und offenem Betrag.Suchen Sie nach Rechnungsnummer oder Kunden, filtern Sie nach Datum und sortieren Sie nach Rechnungsdatum oder Rechnungsnummer.
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Schuldnerdaten prüfen

Name, Anschrift und die Einordnung als Unternehmen oder Privatperson kommen aus dem Kontakt in Lexware Office. Das Rechnungs-PDF wird automatisch angehängt. Prüfen Sie die Angaben und ergänzen Sie, was fehlt.
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Mahnungen kontrollieren

Mahnungen, die in Lexware Office zu der Rechnung erfasst sind, übernimmt paywise automatisch mit Datum, Frist und Betrag. Sie müssen sie nicht abtippen. Haben Sie außerhalb von Lexware Office gemahnt, ergänzen Sie das hier von Hand.Das ist rechtlich relevant: Gegenüber Verbrauchern ist eine Mahnung in der Regel Voraussetzung dafür, dass Verzugszinsen und Inkassokosten geltend gemacht werden können.
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Auftrag absenden

Legen Sie fest, wie der Einzug starten soll, beantworten Sie die rechtlichen Fragen, akzeptieren Sie die Bedingungen und wählen Sie Auftrag absenden.

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Rechnungen, die nicht eingereicht werden können

paywise lehnt eine Rechnung bewusst ab, statt eine zweifelhafte Forderung anzulegen:
  • Entwürfe. Belege im Status draft sind keine gestellten Rechnungen.
  • Bezahlte Rechnungen. Belege im Status paid sind erledigt.
  • Unvollständige Empfängerdaten. paywise übernimmt die Rechnung als bearbeitbaren Entwurf. Ergänzen Sie Name und Anschrift in paywise, bevor Sie den Auftrag absenden.
  • Bereits eingereichte Rechnungen werden als Eingereicht angezeigt.
Rechnungen, die Sie in einem anderen Programm geschrieben und in Lexware Office nur verbucht haben (Belege vom Typ salesinvoice), findet paywise ebenfalls und kann sie einreichen.

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Mahnservice: Rechnungen laufend übernehmen

Diese Anbindung versorgt nicht nur den einmaligen Forderungseinzug, sondern auch den paywise-Mahnservice. Dabei ruft paywise Ihre offenen Rechnungen regelmäßig ab und mahnt sie in Ihrem Namen – bevor daraus ein Inkassofall wird. Sie richten den Mahnservice unter app.paywise.de/mahnservice/ ein.

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Voraussetzungen

Damit der laufende Abgleich startet, müssen alle folgenden Punkte erfüllt sein:
  • Eine aktive Lexware Office-Verbindung mit gültiger Freigabe.
  • Ein gebuchter Mahnservice und die akzeptierten Mahnservice-AGB.
  • Ein festgelegter Importumfang – Sie entscheiden einmalig, welche Rechnungen übernommen werden sollen.

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Was paywise vor jeder Mahnung prüft

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Regelmäßiger Abgleich

paywise ruft Ihre offenen Rechnungen aus Lexware Office in festen Abständen ab. Neue offene Rechnungen kommen dabei automatisch dazu.
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Statusprüfung unmittelbar vor dem Versand

Direkt bevor eine Mahnung rausgeht, fragt paywise den aktuellen Rechnungsstatus noch einmal in Lexware Office ab. Ist die Rechnung inzwischen bezahlt oder storniert, wird nicht gemahnt.
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Im Zweifel wird nicht gemahnt

Lässt sich der Status nicht zweifelsfrei feststellen – etwa weil Lexware Office vorübergehend nicht erreichbar ist –, hält paywise die Mahnung zurück. Das ist bewusst so: Lieber eine Mahnung zu spät als eine an jemanden, der schon bezahlt hat.
Zahlungen, die paywise beim Abgleich in Lexware Office findet, beenden das Mahnverfahren automatisch.
Auch nur verbuchte Rechnungen werden gemahnt. Rechnungen, die Sie in einem anderen Programm geschrieben und in Lexware Office lediglich verbucht haben, erkennt der Mahnservice ebenfalls.Solange ein solcher Beleg in Lexware Office aber noch nicht verbucht ist oder eine Zahlung dazu gerade unterwegs ist, lässt sich sein Status nicht eindeutig auswerten – paywise mahnt ihn dann vorerst nicht. Sobald Sie den Beleg verbucht haben oder die Zahlung zugeordnet ist, läuft das Mahnverfahren normal weiter.

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3. Verbindung trennen

Wählen Sie auf der Lexware-Office-Seite Verbindung trennen und bestätigen Sie mit Verbindung trennen. paywise ruft danach keine Rechnungen mehr aus Lexware Office ab. Bereits übergebene Aufträge sind davon nicht betroffen – sie sind paywise-Akten und werden weiter bearbeitet. Laufende Mahnverfahren, die von dieser Verbindung abhängen, pausiert paywise beim Trennen. Nach dem Wiederverbinden können Sie sie fortsetzen. Zum Wiederverbinden führen Sie den Verbindungsablauf einfach erneut aus.

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Fehlerbehebung

Die Freigabe wurde bei Lexware Office zurückgezogen oder ist abgelaufen. Wählen Sie Verbindung erneuern auf derselben Seite. Ihre bisherigen Aufträge sind nicht betroffen.
Konnte paywise die Daten nicht aus Lexware Office holen, erscheint die Karte Verbindungsfehler mit „Die Verbindung zu Lexware Office konnte nicht hergestellt werden. Bitte versuchen Sie es erneut.”Über Erneut versuchen starten Sie die Registrierung noch einmal. Klappt es weiterhin nicht, führt Zur normalen Registrierung Sie zur regulären Anmeldung bei paywise – Sie tragen die Unternehmensdaten dann selbst ein und verbinden Lexware Office später auf der Integrationsseite.
Prüfen Sie, ob Sie sich bei Lexware Office mit dem richtigen Konto angemeldet und die Freigabe bestätigt haben, und versuchen Sie es erneut.
Beim Abschluss war noch eine andere klassische Buchhaltungsanbindung aktiv, aber die Bestätigung zum Wechsel lag nicht mehr vor. Es wurde nichts geändert. Starten Sie die Verbindung erneut und bestätigen Sie den Wechsel.
paywise zeigt nur offene Belege. Entwürfe und bezahlte Rechnungen erscheinen nicht. Prüfen Sie den Status der Rechnung in Lexware Office.

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Fragen

Schreiben Sie an [email protected].