Schuldner verwalten
Auf der Schuldnerseite verwalten Sie alle Schuldner Ihres Unternehmens an einem Ort. Sie pflegen Kontaktdaten und Anschriften unabhängig von Ihrer Buchhaltung, synchronisieren einzelne Schuldner bei Bedarf gezielt aus Ihrer Buchhaltung.Zur Schuldnerverwaltung
Öffnen Sie die Schuldnerliste im Mahnservice, um Kontaktdaten zu pflegen und den Mahnlauf zu steuern.
Die Schuldnerliste
Die Liste unter Mahnservice → Schuldner zeigt alle importierten Schuldner. Über die Suche finden Sie einen Schuldner schnell nach Name, Kundennummer oder E-Mail-Adresse. Zusätzlich stehen Ihnen Filter-Chips zur Verfügung, mit denen Sie die Liste eingrenzen:- Mit Hinweisen (z. B. ungelesene Nachrichten oder offene Punkte)
- Mahnlauf pausiert und Mahnlauf aktiv
- Nur Sammelkunden (nur bei Lexware Office verfügbar)
- Ohne E-Mail-Adresse und Mehrere E-Mail-Adressen
- Ohne Anschrift und Mehrere Anschriften
Kontaktdaten pflegen
Die Kontaktdaten eines Schuldners pflegen Sie unabhängig von der Buchhaltung. So ergänzen Sie zum Beispiel eine zusätzliche E-Mail-Adresse, die in Ihrer Buchhaltung nicht hinterlegt ist, ohne dort etwas ändern zu müssen.E-Mail-Adressen
1
Schuldner öffnen
Öffnen Sie die Schuldnerliste und wählen Sie den Schuldner aus, um die Detailansicht zu öffnen.
2
E-Mail hinzufügen oder entfernen
Fügen Sie weitere E-Mail-Adressen hinzu oder entfernen Sie nicht mehr benötigte Adressen.
3
Versand steuern
Schließen Sie einzelne E-Mail-Adressen vom Versand aus oder ein. Nur eingeschlossene Adressen erhalten die Mahn-E-Mails.
Hat ein Schuldner keine eingeschlossene E-Mail-Adresse, ist er per E-Mail nicht erreichbar. Nutzen Sie den Filter Ohne E-Mail-Adresse, um solche Schuldner aufzuspüren.
Anschriften
Sie können beliebig viele Anschriften hinzufügen, bestehende bearbeiten oder löschen. Eine der Anschriften legen Sie als Brief-Empfänger fest. Diese Anschrift wird verwendet, wenn ein Mahnschreiben als Brief versendet wird.1
Anschrift anlegen oder bearbeiten
Fügen Sie in der Detailansicht eine neue Anschrift hinzu oder passen Sie eine bestehende an.
2
Brief-Empfänger wählen
Markieren Sie die Anschrift, an die Briefe gehen sollen, als Brief-Empfänger.
Bevor Sie eine Anschrift löschen, die aktuell als Brief-Empfänger gesetzt ist, wählen Sie zuerst eine andere Anschrift als Empfänger aus.
Besonderheiten bei Lexware Office
Beim Import aus Lexware Office sollten Sie vor dem Start des Mahnlaufs zwei Punkte prüfen.Mehrere oder unpassende E-Mail-Adressen
Aus einem Lexware-Office-Kontakt werden alle hinterlegten E-Mail-Adressen übernommen (geschäftlich, Büro, privat und sonstige). Dadurch kann ein Schuldner mehrere Adressen mitbringen, darunter auch solche, die ursprünglich für ein Angebot oder einen Lieferanten erfasst wurden und nicht für Mahnungen gedacht sind. Prüfen Sie deshalb die E-Mail-Adressen jedes Schuldners und schließen Sie unpassende Adressen vom Versand aus (siehe Abschnitt E-Mail-Adressen oben). Mit dem Filter Mehrere E-Mail-Adressen finden Sie betroffene Schuldner gezielt.Sammelkunden
Einige Ihrer offenen Rechnungen können einem sogenannten Sammelkunden statt einem konkreten Kunden zugeordnet sein. Das passiert, wenn eine Rechnung in Lexware Office keinem Kontakt zugewiesen ist. Für diese Sammelkunden liegen daher keine Adress- oder E-Mail-Daten vor, sodass derzeit keine Mahnungen zugestellt werden können. Sie finden diese Fälle im Schuldner-Dashboard über den Filter Nur Sammelkunden oder anhand des roten Hinweissymbols in der jeweiligen Zeile. Auch im Mahnservice-Dashboard wird der Hinweis direkt bei den betroffenen Rechnungen angezeigt. Damit diese Rechnungen zuverlässig in den Mahnlauf einbezogen werden, ordnen Sie sie in Lexware Office dem entsprechenden Kontakt zu. Sobald das erfolgt ist, übernimmt paywise die Verknüpfung inklusive Adress- und E-Mail-Daten beim nächsten Abgleich automatisch.Mahnlauf für einen Schuldner pausieren
In der Detailansicht eines Schuldners können Sie dessen Mahnlauf pausieren und fortsetzen. Wie diese Pause mit Unternehmens- und Rechnungspausen zusammenwirkt, erfahren Sie unter Mahnlauf pausieren & fortsetzen.Vertragsart setzen
Die Vertragsart (die erbrachte Leistung) wird ausschließlich für die Inkasso-Übergabe verwendet und ist optional. Nutzen Sie die Inkasso-Übergabe nicht, müssen Sie hier nichts einstellen. Den Standard legen Sie einmal zentral fest. Bei Bedarf können Sie ihn für einzelne Schuldner oder einzelne Rechnungen abweichend setzen, wobei die jeweils spezifischere Einstellung Vorrang hat:
In der Regel genügt der Unternehmens-Standard. Eine abweichende Vertragsart pro Schuldner oder pro Rechnung setzen Sie nur dann, wenn dieser Fall von Ihrem üblichen Geschäft abweicht. Mehr dazu lesen Sie unter Inkasso-Übergabe.
Einzelnen Schuldner synchronisieren
Hat sich in Ihrer Buchhaltung etwas geändert (z. B. eine neue E-Mail-Adresse oder Anschrift), können Sie einen einzelnen Schuldner gezielt synchronisieren, ohne auf den nächsten automatischen Abgleich zu warten.1
Schuldner öffnen
Wählen Sie den Schuldner in der Schuldnerliste aus, um seine Detailansicht zu öffnen.
2
Synchronisieren starten
Starten Sie den Einzel-Sync. Die Daten werden aus der verbundenen Buchhaltung neu abgerufen.
3
Rückmeldung prüfen
Sie erhalten direkt eine Rückmeldung, ob sich etwas geändert hat oder die Daten bereits aktuell waren.
Der Einzel-Sync steht nur für Schuldner zur Verfügung, die aus einer verbundenen Buchhaltung stammen. Wie Sie Ihre Buchhaltung verbinden, erfahren Sie unter Buchhaltung verbinden.
Weiterführende Themen
Mahnlauf einrichten
Legen Sie Mahnstufen, Fristen und Versandkanäle fest.
Inkasso-Übergabe
Erfahren Sie, wie offene Forderungen ans Inkasso übergeben werden.
Buchhaltung verbinden
Verbinden Sie Ihre Buchhaltung für den Datenabgleich.
Häufige Fragen (FAQ)
Antworten auf die häufigsten Fragen zum Mahnservice.