Buchhaltung verbinden
Der Mahnservice holt sich Ihre offenen Forderungen direkt aus Ihrer Buchhaltung. Sobald die Verbindung steht, werden überfällige Rechnungen, die zugehörigen Schuldner und die passenden Mahnprozesse automatisch angelegt. Sie müssen nichts manuell hochladen und keine Listen pflegen. Ihre Buchhaltung bleibt die führende Datenquelle, der Mahnservice arbeitet auf dieser Grundlage.Buchhaltung verbinden
Öffnen Sie die Buchhaltungsintegrationen, um Ihre Software anzubinden.
Unterstützte Systeme
Sie können eines der folgenden Systeme mit dem Mahnservice verbinden:Starten Sie über die Buchhaltungsintegrationen im Mahnservice. Bei WISO MeinBüro, orgaMAX, Qonto und Teamleader Focus öffnet sich zur Verbindung eine gemeinsame paywise-Seite, die derzeit in der Inkasso-Oberfläche angezeigt wird. Kehren Sie anschließend über Mahnservice zum Mahnservice zurück.
Lexware Office
Verbindung per sicherer Anmeldung (OAuth). Sie melden sich einmal bei Lexware Office an und bestätigen den Zugriff.
sevDesk
Verbindung per API-Schlüssel. Sie hinterlegen einen Token aus Ihrem sevDesk Konto.
WISO MeinBüro
Wählen Sie den Anbieter in den Buchhaltungsintegrationen des Mahnservice und folgen Sie der Einrichtung über den Marktplatz. Nach der Freigabe können offene Rechnungen in den Mahnservice übernommen werden.
Stripe
Verbinden Sie Ihr Stripe-Konto über die Stripe-Einstellungen im Mahnservice. Dort finden Sie die verfügbaren Verbindungswege und die benötigten Berechtigungen für den Rechnungsimport.
orgaMAX Buchhaltung
Wählen Sie den Anbieter in den Buchhaltungsintegrationen des Mahnservice und folgen Sie der Einrichtung über den Marktplatz. Die Anbindung unterstützt orgaMAX Buchhaltung, nicht orgaMAX ERP.
Qonto
Verbindung per sicherer Anmeldung (OAuth). Sie bestätigen bei Qonto den Lesezugriff auf die für den Rechnungsimport benötigten Daten.
Teamleader Focus
Verbindung per sicherer Anmeldung (OAuth). Sie autorisieren paywise bei Teamleader Focus und wählen die Abteilung, aus der Rechnungen übernommen werden.
Es kann immer nur eine Buchhaltung gleichzeitig aktiv sein. Solange eine Verbindung besteht, sind die übrigen Optionen ausgegraut. Trennen Sie zuerst die bestehende Verbindung, wenn Sie wechseln möchten.
Bald verfügbar
An weiteren Anbindungen arbeiten wir bereits. FastBill, Xentral und Sage Active sind als “Bald verfügbar” gekennzeichnet. Nutzen Sie ein anderes System? Über die Karte “Meine Buchhaltung ist nicht dabei” können Sie uns Ihre Software melden, damit wir den Bedarf einplanen.Lexware Office verbinden
1
Integrationen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen → Buchhaltungsintegrationen und wählen Sie Lexware Office.
2
Anmeldung bestätigen
Klicken Sie auf “Mit Lexware Office verbinden”. Sie werden zu Lexware Office weitergeleitet, melden sich dort an und bestätigen den Zugriff.
3
Verbindung steht
Nach der Bestätigung kehren Sie automatisch in den Mahnservice zurück. Die Integration wird als Verbunden angezeigt, und der erste Import startet.
sevDesk verbinden
1
Integrationen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen → Buchhaltungsintegrationen und wählen Sie sevDesk.
2
API-Schlüssel eintragen
Tragen Sie Ihren sevDesk API-Token im Feld “sevDesk API-Token” ein. Über den Link “Was ist das?” finden Sie eine Anleitung, wo Sie den Token in sevDesk finden.
3
Verbinden
Klicken Sie auf “Mit sevDesk verbinden”. Bei Erfolg erscheint der Status Aktiv, und der erste Import startet.
WISO MeinBüro verbinden
1
Anbieter auswählen
Öffnen Sie die Buchhaltungsintegrationen im Mahnservice und wählen Sie WISO MeinBüro. Die gemeinsame paywise-Verbindungsseite zeigt Ihnen den Zugang zum Marktplatz.
2
paywise-Erweiterung installieren
Melden Sie sich bei WISO MeinBüro an, öffnen Sie den Marktplatz und installieren Sie die Erweiterung paywise. Öffnen Sie anschließend die installierte Erweiterung, um zu paywise zurückzukehren.
3
Verbindung bestätigen
Prüfen Sie das angezeigte MeinBüro-Konto, wählen Sie das passende Unternehmen in paywise und bestätigen Sie die Lizenznutzungsbedingungen. Für das Zielunternehmen benötigen Sie die Administrator-Rolle.
4
Import im Mahnservice vorbereiten
Kehren Sie über Mahnservice zurück. Deaktivieren Sie das eigene Mahnwesen in WISO MeinBüro und bestätigen Sie dies im Mahnservice. Erledigen Sie anschließend die weiteren angezeigten Einrichtungsschritte.
Stripe verbinden
1
Stripe-Einstellungen öffnen
Wählen Sie Stripe in den Buchhaltungsintegrationen im Mahnservice.
2
API-Schlüssel vorbereiten
Erstellen Sie in Stripe einen API-Schlüssel mit den auf der Verbindungsseite beschriebenen Berechtigungen. Sie können einen Schlüssel für ein einzelnes Stripe-Konto oder einen Organisations-Schlüssel verwenden.
3
Schlüssel verbinden
Tragen Sie ihn im Feld Stripe-Schlüssel ein und klicken Sie auf Schlüssel verbinden. paywise erkennt den Schlüsseltyp automatisch und prüft die Verbindung. Beachten Sie gegebenenfalls die Hinweise zu fehlenden Berechtigungen.
4
Konten und Import prüfen
Prüfen Sie die verbundenen Konten. Bei einem Organisations-Schlüssel können Sie die gewünschten Stripe-Konten über ihre Konto-ID hinzufügen. Schließen Sie die noch offenen Einrichtungsschritte im Mahnservice ab.
orgaMAX Buchhaltung verbinden
1
Anbieter auswählen
Öffnen Sie die Buchhaltungsintegrationen im Mahnservice und wählen Sie orgaMAX Buchhaltung. Die gemeinsame paywise-Verbindungsseite zeigt Ihnen den Zugang zum Marktplatz.
2
paywise-Erweiterung installieren
Melden Sie sich bei orgaMAX Buchhaltung an, öffnen Sie den Marktplatz und installieren Sie die Erweiterung paywise. Öffnen Sie anschließend die installierte Erweiterung, um zu paywise zurückzukehren.
3
Verbindung bestätigen
Prüfen Sie das angezeigte orgaMAX-Konto, wählen Sie das passende Unternehmen in paywise und bestätigen Sie die Lizenznutzungsbedingungen. Für das Zielunternehmen benötigen Sie die Administrator-Rolle.
4
Import im Mahnservice vorbereiten
Kehren Sie über Mahnservice zurück. Deaktivieren Sie das eigene Mahnwesen in orgaMAX Buchhaltung und bestätigen Sie dies im Mahnservice. Erledigen Sie anschließend die weiteren angezeigten Einrichtungsschritte.
Qonto verbinden
1
Qonto auswählen
Öffnen Sie die Buchhaltungsintegrationen im Mahnservice und wählen Sie Qonto. Auf der gemeinsamen paywise-Verbindungsseite starten Sie mit Mit Qonto verbinden.
2
Zugriff bestätigen
Folgen Sie dem Anmelde- und Freigabedialog bei Qonto. Prüfen Sie das ausgewählte Konto und bestätigen Sie die angeforderten Zugriffsrechte. Anschließend werden Sie zu paywise zurückgeleitet.
3
Automatisches Mahnwesen deaktivieren
Kehren Sie über Mahnservice zurück. Deaktivieren Sie das automatische Mahnwesen in Qonto und bestätigen Sie dies im Mahnservice, damit keine doppelten Mahnungen entstehen.
4
Import vorbereiten
Erledigen Sie gegebenenfalls die weiteren angezeigten Einrichtungsschritte im Mahnservice. Prüfen Sie anschließend die übernommenen Rechnungen im Dashboard.
Eine erfolgreiche Verbindung allein startet noch keinen Mahnversand. Erledigen Sie die erforderlichen Einrichtungsschritte, legen Sie im Einrichtungsassistenten den Importzeitraum fest und aktivieren Sie den Mahnlauf wie unter Registrierung & Onboarding beschrieben.
Teamleader Focus verbinden
1
Teamleader Focus auswählen
Öffnen Sie die Buchhaltungsintegrationen im Mahnservice und wählen Sie Teamleader Focus. Auf der gemeinsamen paywise-Verbindungsseite starten Sie mit Mit Teamleader Focus verbinden.
2
Zugriff autorisieren
Melden Sie sich bei Teamleader Focus an, prüfen Sie die angeforderten Zugriffe und wählen Sie Autorisieren. Anschließend werden Sie zu paywise zurückgeleitet.
3
Abteilung wählen
paywise übernimmt Rechnungen nur aus einer Teamleader-Focus-Abteilung. Gibt es nur eine, ist sie automatisch gewählt; andernfalls wählen Sie sie auf der Verbindungsseite aus.
4
Erinnerungen in Teamleader Focus abschalten und bestätigen
Kehren Sie über Weiter zum Mahnservice zurück. Bestätigen Sie, dass Sie für Rechnungen, die paywise mahnt, weder die automatischen Erinnerungen für überfällige Rechnungen noch den „Inkasso“-Button von Teamleader Focus nutzen. Mit Rechnung pausieren stoppen Sie die Erinnerungen in Teamleader Focus für einzelne Rechnungen.
Wie der automatische Import funktioniert
Nach dem Verbinden synchronisiert sich der Mahnservice in kurzen Abständen (mehrmals pro Stunde) mit Ihrer Buchhaltung. Dabei gilt:- Importiert werden nur überfällige Rechnungen mit offenem Betrag. Bezahlte oder noch nicht fällige Rechnungen bleiben außen vor.
- Zu jeder Rechnung werden Schuldner und der passende Mahnprozess automatisch angelegt.
- Stornos, Zahlungen und ausgebuchte Forderungen werden erkannt, sodass kein Schuldner gemahnt wird, der bereits bezahlt hat oder dessen Forderung erledigt ist. Unmittelbar vor jedem Versand prüft paywise den Zahlungsstatus noch einmal in Ihrer Buchhaltung (siehe Versandzeitpunkt). Lässt er sich nicht eindeutig feststellen, wird die Mahnung zurückgehalten.
Importzeitraum
Welche Rechnungen importiert werden, hängt vom Importzeitraum ab. Diesen wählen Sie selbst im Einrichtungsassistenten (Schritt Zeitabstände, siehe Registrierung & Onboarding): entweder alle überfälligen Rechnungen der letzten 12 Monate (Standard) oder ab einem bestimmten Datum. Den aktiven Importzeitraum sehen Sie jederzeit auf der Integrationsseite im Bereich Importzeitraum.Möchten Sie den Importzeitraum nachträglich ändern (zum Beispiel einen festen Startzeitpunkt setzen)? Wenden Sie sich dazu an unseren Support. Die Einstellung gilt pro Unternehmen.
Kontaktdaten aus der Buchhaltung
Name, Anschrift und E-Mail-Adresse eines Schuldners übernimmt der Mahnservice beim Import aus Ihrer Buchhaltung und aktualisiert sie bei jedem Abgleich. Pflegen Sie Adress- oder E-Mail-Korrekturen daher am besten in Ihrer Buchhaltungssoftware. Mit dem nächsten automatischen Abgleich oder einer manuellen Synchronisation (siehe unten) stehen sie auch im Mahnservice bereit. Kontaktdaten, die in Ihrer Buchhaltung nicht hinterlegt sind (zum Beispiel eine zusätzliche E-Mail-Adresse oder eine weitere Anschrift als Brief-Empfänger), ergänzen Sie direkt in paywise. Wie das geht, lesen Sie unter Schuldner verwalten.Manuell synchronisieren
In der Regel müssen Sie nichts tun, der Abgleich läuft von selbst. Wenn Sie eine Änderung in der Buchhaltung sofort übernehmen möchten, gibt es zwei Wege:- Globaler Abgleich: Über den Button “Synchronisieren” oben rechts im Dashboard stoßen Sie einen Abgleich für alle Rechnungen an.
- Einzelner Schuldner: Wählen Sie einen Schuldner in der Schuldnerliste aus. In seiner Detailansicht können Sie ihn über die Aktion “Mit der Buchhaltung synchronisieren” gezielt aktualisieren.
Nächste Schritte
Mahnlauf einrichten
Legen Sie Stufen, Fristen und Versandwege für Ihre Mahnungen fest.
Schuldner verwalten
Behalten Sie importierte Schuldner im Blick und pausieren Sie einzelne Fälle.