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Inkasso-Übergabe

Wenn eine Rechnung trotz aller Mahnungen offen bleibt, können Sie den Fall am Ende des Mahnlaufs optional an das paywise-Inkasso übergeben. Die Übergabe ist freiwillig: Sie entscheiden pro Mahnlauf, ob und wie sie erfolgt. Übergeben wird der Fall mitsamt den bereits versendeten Mahnungen als Nachweis und den relevanten Daten, sodass das Inkasso direkt aufsetzen kann.

Zum Mahnservice

Öffnen Sie Ihr Dashboard, um Fälle zu prüfen und an das Inkasso zu übergeben
Die Inkasso-Übergabe greift erst nach der letzten konfigurierten Mahnstufe. Wie Sie Ihre Mahnstufen festlegen, lesen Sie unter Mahnlauf einrichten.

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Die drei Übergabe-Modi

Die Inkasso-Übergabe stellen Sie direkt im Mahnlauf ein, unter Einstellungen → Mahnlauf-Einstellungen. Sie haben drei Möglichkeiten:

Automatisch ins Inkasso

Unbezahlte Rechnungen werden nach der letzten Mahnung automatisch an das Inkasso übergeben. Über die abgeschlossene Übergabe werden Sie per E-Mail informiert.

Nach manueller Prüfung

Sie erhalten eine E-Mail, sobald Forderungen zur Prüfung und Freigabe bereitstehen. Die Übergabe erfolgt erst nach Ihrer Freigabe.

Keine Übergabe

Es erfolgt keine Übergabe an ein Inkassounternehmen. Der Mahnlauf endet mit der letzten Mahnstufe.
Sie können den Modus jederzeit anpassen. Beim Speichern entscheiden Sie, ob die Änderung nur für neue Mahnprozesse oder auch für bereits laufende gilt (siehe Speicheroptionen).

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Ablauf der automatischen Übergabe

Ist die Übergabe aktiviert, läuft sie nach der letzten Mahnstufe weitgehend von selbst:
1

Karenzzeit nach der letzten Mahnung

Nach der letzten Mahnung gilt eine kurze Karenzzeit von einigen Tagen. So erhält der Schuldner eine letzte Gelegenheit, doch noch zu zahlen, bevor der Fall übergeben wird.
2

Auftrag in Prüfung wird angelegt

Verstreicht die Karenzzeit ohne Zahlungseingang, wird automatisch ein Auftrag im Bereich Aufträge in Prüfung angelegt.
3

Daten und Nachweise werden übernommen

Die zuvor gesendeten Mahnungen werden als Nachweis der vorgerichtlichen Mahnungen an den Fall übergeben. Verzugsdaten, Vertragsart und die angefallenen Mahngebühren (als Zusatzkosten) werden ebenfalls übernommen.
Sobald ein Fall übergeben wurde, wechselt sein Status im Dashboard auf An Inkasso übergeben. Weitere Mahnungen werden für diese Rechnung nicht mehr versendet.

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Bereitschaftsprüfung: vollständige Daten

Bevor ein Fall übergeben werden kann, prüft paywise, ob alle für das Inkasso erforderlichen Angaben vorliegen. Dazu gehören unter anderem:
  • Bankverbindung (IBAN)
  • Rechtsform und gegebenenfalls die Vertretungsberechtigten
  • Steuerdaten (z. B. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Angabe zum Vorsteuerabzug)
  • Vollständige Anschrift und Kontaktdaten Ihres Unternehmens
  • Vertragsart für die Forderung
  • Zustimmung zu den Inkasso-AGB
Fehlen Angaben, öffnet sich der Dialog Daten ergänzen. Sobald Sie die fehlenden Felder vervollständigt haben, kann die Übergabe fortgesetzt werden.
Solange Daten fehlen, bleibt der Fall in der Vorbereitung und wird nicht ans Inkasso übergeben. Prüfen Sie den Dialog Daten ergänzen sorgfältig, damit die Übergabe nicht ins Stocken gerät.

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Schutz vor doppelter Übergabe

paywise verhindert, dass dieselbe Forderung mehrfach ins Inkasso gelangt. Rechnungen, für die bereits ein Inkasso-Fall besteht, werden nicht erneut übergeben. Im Dashboard sehen Sie für solche Rechnungen einen entsprechenden Hinweis, dass sie sich bereits im Inkasso befinden. Für diese Rechnungen versendet der Mahnservice auch keine weiteren Mahnungen.

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Einzelne Rechnung manuell übergeben

Unabhängig vom eingestellten Modus können Sie einzelne Rechnungen jederzeit selbst übergeben:
  1. Öffnen Sie das Dashboard und wählen Sie die gewünschte Rechnung aus.
  2. Im Detailpanel klicken Sie auf An Inkasso übergeben.
  3. Bestätigen Sie die Übergabe im sich öffnenden Dialog.
Auch hier prüft paywise zuvor die Vollständigkeit der Daten. Fehlt etwas, erscheint der Dialog Daten ergänzen. Eine Rechnung, die bereits im Inkasso ist, lässt sich nicht erneut übergeben.
Die manuelle Einzelübergabe eignet sich, wenn Sie einen bestimmten Fall früher oder gezielt eskalieren möchten, ohne den gesamten Mahnlauf umzustellen.

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Voraussetzungen

Damit die Inkasso-Übergabe reibungslos funktioniert, sollten folgende Punkte erfüllt sein:
  • Ihre Buchhaltung ist verbunden, damit Rechnungs- und Belegdaten verfügbar sind. Siehe Buchhaltung verbinden.
  • Ihre Unternehmens-, Bank- und Steuerdaten sind vollständig hinterlegt (siehe Bereitschaftsprüfung oben).
  • Den Inkasso-AGB wurde zugestimmt.

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Häufige Fragen (FAQ)

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