Skip to main content

​
Registrierung & Onboarding

Es gibt zwei Wege zum Mahnservice, und der Einstieg unterscheidet sich entsprechend:
  • Neu beim Mahnservice: Sie registrieren sich direkt für den Mahnservice und werden anschließend durch das Onboarding geführt (Unternehmen anlegen, Buchhaltung verbinden, Einrichtungsassistent).
  • Bereits paywise-Kunde (zum Beispiel aus dem Inkasso): Sie öffnen den Mahnservice mit Ihrem bestehenden Konto und landen auf der Checkliste Erste Schritte, die Sie durch die noch offenen Punkte führt.

​
Neu beim Mahnservice registrieren

​
Konto anlegen

Für die Registrierung stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung, beide starten unter app.paywise.de/mahnservice/registrieren.

Mit E-Mail und Passwort

Geben Sie Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Sie durchlaufen eine kurze Sicherheitsprüfung (Bot-Schutz) und stimmen den AGB für den Mahnservice zu.

Mit Lexware Office

Melden Sie sich mit einem Klick über Ihr bestehendes Lexware Office Konto an. paywise übernimmt dabei Ihre Unternehmensdaten.
Für die Nutzung des Mahnservice ist Ihre Zustimmung zu den AGB für den Mahnservice erforderlich.

​
E-Mail-Adresse bestätigen

Nach der Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungsmail. Das gilt auch, wenn Sie sich über Lexware Office registriert haben. Klicken Sie auf den Link in dieser Mail, um Ihre Adresse zu bestätigen.
Keine Mail erhalten? Prüfen Sie zunächst Ihren Spam-Ordner. Sie können die Bestätigungsmail jederzeit erneut anfordern.

​
Geführtes Onboarding

Anschließend führt Sie der Mahnservice automatisch durch die Einrichtung. Sie müssen dafür keine Adresse manuell aufrufen, die einzelnen Schritte öffnen sich nacheinander:
  1. Unternehmen anlegen – Name, Rechtsform und Anschrift Ihres Unternehmens hinterlegen.
  2. Buchhaltung verbinden – Ihre Buchhaltung anbinden, damit Ihre offenen Rechnungen importiert werden (Details unter Buchhaltung verbinden). Wenn Sie sich über Lexware Office registriert haben, ist die Buchhaltung bereits verbunden.
  3. Einrichtungsassistent – Ihren Mahnlauf konfigurieren. Die fünf Schritte beschreibt der Abschnitt Der Einrichtungsassistent weiter unten.

​
Der Einrichtungsassistent

Der Einrichtungsassistent konfiguriert Ihren Mahnlauf von Grund auf. Er öffnet sich automatisch, und Sie werden Schritt für Schritt hindurchgeführt:
1

Mahnstufen

Wählen Sie, wie viele Mahnstufen Ihr Ablauf haben soll (1 bis 4 Stufen, empfohlen sind 3). Legen Sie außerdem fest, was nach der letzten Stufe passiert: automatische Übergabe ins Inkasso, Übergabe erst nach Ihrer manuellen Prüfung oder keine Übergabe. Mehr dazu unter Inkasso-Übergabe.
2

Zeitabstände

Bestimmen Sie die Abstände je Stufe: Die erste Mahnung wird X Tage nach Fälligkeit der Rechnung erstellt, jede weitere Stufe X Tage nach der vorigen Mahnung. Hier legen Sie einmalig auch den Importzeitraum fest (Standard: überfällige Rechnungen der letzten 12 Monate, alternativ ab einem bestimmten Datum).
3

Versandweg

Wählen Sie je Stufe den Kanal: Nur per Mail, Per Mail und Brief oder Nur per Brief. Sie sehen eine Briefvorschau und können optional eine Testmahnung an sich selbst senden.
4

Checkout

Wählen Sie Ihren Tarif und schließen Sie über die Bezahlseite ab. Alle Preise verstehen sich zzgl. 19 % MwSt. Eine Übersicht der Pläne finden Sie unter Tarife.
5

Fertig

Ihr Mahnlauf ist eingerichtet. Sie gelangen ins Dashboard und können den Mahnlauf aktivieren.

​
Importierte Rechnungen vor dem Start prüfen

Bevor Sie den Mahnlauf aktivieren, können Sie alle bereits importierten Rechnungen im Dashboard prüfen. Öffnen Sie die einzelnen Rechnungen in der Detailkarte und kontrollieren Sie insbesondere Kunde, Rechnungsbetrag, Kontaktdaten und den geplanten nächsten Schritt. Rechnungen oder Schuldner, die noch geklärt werden müssen, können Sie vor dem Start pausieren. Diese Pausen bleiben auch nach der Aktivierung bestehen. Solange Sie den Mahnlauf noch nicht aktiviert haben, werden keine automatischen Mahnungen versendet. Starten Sie den Mahnlauf, sobald Sie die importierten Rechnungen geprüft und die erforderlichen Korrekturen vorgenommen haben.
Vor der Aktivierung prüft paywise Ihre offenen Rechnungen und weist auf Schuldner hin, bei denen E-Mail-Adressen oder Anschriften fehlen oder mehrfach vorhanden sind. Korrigieren Sie diese Hinweise, damit Ihre Mahnungen korrekt zugestellt werden. Wie Sie Schuldnerdaten pflegen, lesen Sie unter Schuldner verwalten.

​
Bereits paywise-Kunde: Erste Schritte

Wenn Sie paywise schon nutzen (zum Beispiel für das Inkasso) und den Mahnservice öffnen, landen Sie auf der Checkliste Erste Schritte. Ihr Unternehmen ist bereits angelegt, daher zeigt die Checkliste vor allem die noch offenen Punkte und jederzeit, was schon erledigt ist:
  • E-Mail bestätigen – falls Ihre Adresse noch nicht verifiziert ist.
  • Buchhaltung anbinden – Ihre Buchhaltung verbinden, damit offene Rechnungen importiert werden. Siehe Buchhaltung verbinden.
  • Mahnlauf einrichten – den Einrichtungsassistenten durchlaufen (siehe oben).
Optional, ab Tarif Professional: Sobald alle erforderlichen Punkte erledigt sind, können Sie den Mahnlauf starten.

​
Wie geht es weiter?

Nach der Einrichtung und Aktivierung läuft der Mahnservice automatisch. Spätere Änderungen nehmen Sie über die Einstellungen vor. Über diese Seiten erfahren Sie mehr:

Mahnlauf einrichten

Mahnstufen, Zeitabstände und Versandwege im Detail anpassen.

Eigenes Layout & Absenderdomain

Mahnungen mit Ihrem Logo versehen und über Ihre eigene Domain versenden.

Schuldner verwalten

Kontaktdaten pflegen und einzelne Mahnläufe pausieren.

Häufige Fragen

Antworten auf typische Fragen rund um Start und Betrieb.
Einen Gesamtüberblick über den Mahnservice finden Sie unter Mahnservice: Überblick.