Mahnlauf einrichten
Der Mahnlauf legt fest, wie paywise offene Forderungen automatisch nachverfolgt: in wie vielen Stufen gemahnt wird, in welchen Abständen, über welche Kanäle und mit welchen Mahngebühren. Sobald der Mahnlauf eingerichtet und aktiv ist, übernimmt paywise den gesamten Ablauf für Sie und versendet die Mahnungen automatisch. Ihren ersten Mahnlauf haben Sie bereits beim Onboarding über den Einrichtungsassistenten angelegt (siehe Registrierung & Onboarding). Auf dieser Seite passen Sie diesen bestehenden Mahnlauf nachträglich an und ergänzen erweiterte Einstellungen wie Mahngebühren und die globalen Optionen.Zur Mahnlauf-Konfiguration
Öffnen Sie die Mahnlauf-Einstellungen, um Stufen, Abstände, Kanäle und Gebühren festzulegen
Damit tatsächlich gemahnt wird, muss Ihre Buchhaltung verbunden sein, damit offene Rechnungen importiert werden. Siehe Buchhaltung verbinden.
Mahnstufen festlegen
Ein Mahnlauf besteht aus 1 bis 4 Mahnstufen. Wir empfehlen 3 Stufen (zum Beispiel Zahlungserinnerung, erneute Erinnerung, Mahnung). Jede Stufe steht für eine eigene Mahnung mit eigenem Schreiben. Pro Stufe konfigurieren Sie zwei Dinge:- Zeitabstand: die Anzahl der Tage bis zur nächsten Mahnung.
- Versandkanal: über welchen Weg die Mahnung verschickt wird.
- Nur per Mail – die Mahnung wird ausschließlich als E-Mail versendet.
- Per Mail und Brief – die Mahnung geht zusätzlich als Brief raus.
- Nur per Brief – die Mahnung wird ausschließlich als Brief versendet.
Unterstützte Länder für den Briefversand: Der automatische Briefversand unterstützt standardmäßig diese 28 Länder: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien und Ungarn. Das Vereinigte Königreich gehört nicht dazu. Liegt die Anschrift eines Schuldners in einem anderen Land, kann der Brief nicht automatisch verschickt werden. Sie erhalten die Mahnung dann als PDF zum selbst Versenden, und der betroffene Fall wird im Dashboard entsprechend gekennzeichnet.
1
Stufe hinzufügen oder entfernen
Fügen Sie über die Tabelle der Mahnstufen weitere Stufen hinzu (bis maximal vier) oder entfernen Sie nicht benötigte Stufen.
2
Zeitabstand setzen
Tragen Sie für jede Stufe den gewünschten Abstand in Tagen ein.
3
Versandkanal wählen
Legen Sie pro Stufe fest, ob per Mail, per Mail und Brief oder nur per Brief gemahnt wird.
Mahngebühren
Mahngebühren sind pauschale Beträge, die dem Schuldner zusätzlich zur offenen Forderung als Aufwandsentschädigung für den Mahnvorgang in Rechnung gestellt werden.- Aktivieren Sie Mahngebühren über den Hauptschalter Mahngebühren erheben.
- Stellen Sie den Betrag anschließend je Mahnstufe ein.
Verhalten nach der letzten Stufe
Im Abschnitt Eskalation nach letzter Mahnung legen Sie fest, was passiert, nachdem die letzte Mahnstufe ohne Zahlungseingang durchlaufen wurde:- Automatische Inkassoübergabe – die Forderung wird automatisch ins Inkasso übergeben. Über die abgeschlossene Übergabe werden Sie per E-Mail informiert.
- Inkassoübergabe nach manueller Prüfung – Sie erhalten eine E-Mail, sobald Forderungen zur Prüfung und Freigabe bereitstehen. Die Übergabe erfolgt erst nach Ihrer Freigabe.
- Keine Eskalation – es findet keine Übergabe statt.
Versandzeitpunkt
Das nächste Versanddatum berechnet paywise automatisch anhand Ihrer eingestellten Zeitabstände. Der Versand erfolgt einmal täglich am Vormittag. Vor jedem Versand prüft paywise den aktuellen Zahlungsstatus der Rechnung: Ist die Forderung bereits beglichen, wird keine weitere Mahnung verschickt.Bereits überfällige Rechnungen beim Import: Ist der Termin für die erste Mahnung (Fälligkeitsdatum plus eingestellter Zeitabstand) beim Import bereits erreicht oder überschritten, wird die erste Mahnung für den Folgetag eingeplant. Der automatische Versand setzt voraus, dass Sie den Mahnlauf aktiviert haben und der Vorgang nicht pausiert ist. Aktivieren Sie den Mahnlauf erst später, werden bereits fällige Mahnungen für den nächsten regulären Versandlauf berücksichtigt.
Speicheroptionen
Je nach Änderung stehen Ihnen folgende Speicheroptionen zur Verfügung:- Für neue Mahnprozesse speichern – die Konfiguration gilt nur für künftig startende Mahnprozesse.
- Für alle Mahnprozesse speichern – die Änderungen werden zusätzlich auf bereits laufende Mahnprozesse angewendet. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Anzahl der Mahnstufen unverändert bleibt.
Wenn Sie die Anzahl der Mahnstufen ändern, können Sie die Änderungen ausschließlich für neue Mahnprozesse speichern. Die Option Für alle Mahnprozesse speichern ist dann deaktiviert. Bereits bestehende Mahnprozesse behalten ihre bisherige Konfiguration. Das gilt auch, wenn Sie zusammen mit der Stufenanzahl weitere Einstellungen ändern.
Globale Einstellungen
Im Abschnitt Globale Einstellungen finden Sie zwei Schalter, die unternehmensweit gelten und sofort gespeichert werden (kein separates Speichern nötig):- Original-Rechnung anhängen – die Original-Rechnung aus Ihrer Buchhaltung wird an E-Mail-Mahnungen angehängt.
- Brief-Fallback – Schuldner ohne hinterlegte E-Mail-Adresse erhalten die Mahnung stattdessen als Brief. Ist der Schalter aus, werden diese Schuldner übersprungen.
So sehen die Mahnungen aus
Jede Mahnung wird als professionell gestaltetes deutsches Mahnschreiben im PDF-Format erzeugt. Möchten Sie das Layout an Ihr Unternehmen anpassen (Logo, Farben, Absenderdomain), lesen Sie Eigenes Layout & Absenderdomain.Test-Mahnung senden
Über Test-Mahnung senden im Dashboard können Sie eine Mahnung mit Musterdaten und PDF-Anhang ausprobieren. Wählen Sie im Dialog die gewünschte Mahnstufe und klicken Sie auf Test-Mahnung senden. Lassen Sie das Feld Empfänger E-Mail leer, um die Nachricht an Ihre eigene E-Mail-Adresse zu senden, oder tragen Sie eine andere Testadresse ein. So prüfen Sie die E-Mail und das Mahnschreiben vor dem regulären Versand.Nächste Schritte
Mahnlauf pausieren & fortsetzen
Einzelne Mahnprozesse pausieren oder Schuldner aus dem Mahnlauf nehmen
Inkasso-Übergabe
Was nach der letzten Mahnstufe passiert
Mahnservice: Überblick
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Häufige Fragen (FAQ)
Antworten auf häufige Fragen zum Mahnlauf