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Mahnservice: Überblick

Der Mahnservice ist das vollautomatische Mahnwesen von paywise. Sie verbinden Ihre Buchhaltung, überfällige Rechnungen werden automatisch importiert und über bis zu vier Mahnstufen per E-Mail und/oder Brief angemahnt. Optional fallen Mahngebühren an, und am Ende können offene Fälle auf Wunsch in das paywise-Inkasso übergeben werden. So holen Sie offene Forderungen ein, ohne sich um den manuellen Versand kümmern zu müssen.

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Für wen ist der Mahnservice gedacht?

Der Mahnservice richtet sich an Unternehmen, die ihre Buchhaltung digital führen und ihr Mahnwesen automatisieren möchten. Statt jede überfällige Rechnung einzeln nachzuverfolgen und manuell anzuschreiben, übernimmt paywise den kompletten Ablauf: vom Import der offenen Rechnungen über den gestaffelten Versand bis zur optionalen Inkasso-Übergabe. Welche Buchhaltungssysteme aktuell unterstützt werden, erfahren Sie unter Buchhaltung verbinden. Neu bei paywise? Für den Mahnservice registrieren. Bereits ein Konto? Zum Mahnservice anmelden.

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So funktioniert der Mahnservice

Der Mahnservice begleitet jede überfällige Rechnung von der Erfassung bis zur Begleichung. Der Kernablauf besteht aus vier Schritten:

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Das Dashboard

Im Dashboard sehen Sie die Kennzahlen zu Ihren Forderungen und eine Tabelle der Rechnungen im Mahnservice. Über die Tabelle öffnen Sie einzelne Rechnungen und steuern deren Mahnprozess. Über Test-Mahnung senden können Sie außerdem eine Mahnung mit Musterdaten und PDF-Anhang an sich selbst oder eine angegebene Testadresse senden. Die Schritte finden Sie unter Test-Mahnung senden.

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Kennzahlen

Die Kennzahlen zeigen Ihnen den aktuellen Stand Ihrer Forderungen:

• Überfällige Rechnungen: alle offenen Rechnungen, die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben.
• Aktive Mahnprozesse: Rechnungen, die sich gerade in einem laufenden Mahnlauf befinden.
• Erfolgreich beglichen: Rechnungen im Mahnservice, die als bezahlt erkannt wurden (die Zahlung kann auch schon vor einer Mahnung erfolgt sein).
• Im Inkasso: Fälle, die an das paywise-Inkasso übergeben wurden.

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Rechnungstabelle

Die Tabelle zeigt zu jeder Rechnung folgende Angaben: Über die Suche grenzen Sie die angezeigten Rechnungen ein. Mit dem Statusfilter finden Sie beispielsweise aktive, pausierte oder bezahlte Vorgänge. Der Filter Inkasso bereit zeigt abgeschlossene Mahnprozesse, die an Inkasso übergeben werden können. Zusätzlich können Sie bezahlte Rechnungen ein- oder ausblenden. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Tabelle danach zu sortieren.

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Detailkarte einer Rechnung

Klicken Sie auf eine Rechnung in der Rechnungstabelle im Dashboard, um deren Detailkarte zu öffnen. Die Rechnungsnummer steht oben in der Karte. Darunter finden Sie die verfügbaren Aktionen und folgende Informationen:

• Hinweise zum Vorgang: beispielsweise Versandprobleme oder Informationen zur Pause. Diese Hinweise erscheinen, wenn sie für die Rechnung relevant sind.
• Zeitstrahl: der Verlauf des Mahnprozesses mit den einzelnen Ereignissen und geplanten Schritten.
• Basisinformationen: Kunde, E-Mail-Adressen, gegebenenfalls Anschrift und Rechnungsdatum sowie Betrag, Status und Versandart (E-Mail, Brief oder beides).
• Inkasso-Angaben: die Vertragsart für die Forderung. Soweit zur Bearbeitung freigegeben, können Sie diese hier anpassen.
• Inkasso: während oder nach einer Übergabe Informationen zum Bearbeitungsstand und, sobald vorhanden, das Aktenzeichen.
• Dokumente: Links zur ursprünglichen Rechnung und zu erstellten Mahnungen, soweit diese vorhanden sind. Klicken Sie auf ein Dokument, um es zu öffnen.

Die Unterschiede zwischen Unternehmens-, Schuldner- und Rechnungspause sowie die Regeln zum Fortsetzen finden Sie unter Mahnlauf pausieren.

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Aktionen in der Detailkarte

Je nach Status und den verfügbaren Aktionen können Sie:

• den Mahnprozess für diese Rechnung pausieren oder fortsetzen;
• bei einem aktiven Mahnprozess die nächste vorgesehene Mahnung über Jetzt senden vorzeitig auslösen;
• nach einer unzustellbaren E-Mail bei einem pausierten Vorgang die angebotene Aktion Als Brief senden nutzen;
• eine dafür bereite Forderung über An Inkasso übergeben weiterbearbeiten.

Wenn im Zeitstrahl Selbst versenden angeboten wird, können Sie ein Mahnungs-PDF für den eigenen Versand erzeugen. Nach der Bestätigung wird diese Mahnstufe als versendet markiert; den Versand übernehmen Sie selbst. Der automatische Versand bleibt pausiert. Mehr zu den Abläufen erfahren Sie unter Mahnlauf einrichten, Schuldner verwalten und Inkasso-Übergabe.

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Tarife

Der Mahnservice ist in drei Tarifen verfügbar: Basis, Professional und Enterprise. Die Tarife unterscheiden sich im Funktionsumfang, etwa beim eigenen Layout und beim Versand über eine eigene Absenderdomain. Welcher Tarif welche Funktionen umfasst, lesen Sie im Abschnitt Tarife.

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Support

Bei Fragen rund um den Mahnservice unterstützt Sie unser Team gerne:

• E-Mail: [email protected]