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# Buchhaltung verbinden

> So verbinden Sie Lexware Office, sevDesk, WISO MeinBüro, Stripe, orgaMAX Buchhaltung oder Qonto mit dem Mahnservice und importieren überfällige Rechnungen automatisch.

# Buchhaltung verbinden

Der Mahnservice holt sich Ihre offenen Forderungen direkt aus Ihrer Buchhaltung. Sobald die Verbindung steht, werden überfällige Rechnungen, die zugehörigen Schuldner und die passenden Mahnprozesse automatisch angelegt. Sie müssen nichts manuell hochladen und keine Listen pflegen. Ihre Buchhaltung bleibt die führende Datenquelle, der Mahnservice arbeitet auf dieser Grundlage.

<Card title="Buchhaltung verbinden" icon="link" href="https://app.paywise.de/mahnservice/integration/buchhaltung">
  Öffnen Sie die Buchhaltungsintegrationen, um Ihre Software anzubinden.
</Card>

## Unterstützte Systeme

Sie können eines der folgenden Systeme mit dem Mahnservice verbinden:

<Info>
  Starten Sie über die [Buchhaltungsintegrationen im Mahnservice](https://app.paywise.de/mahnservice/integration/buchhaltung/). Bei WISO MeinBüro, orgaMAX und Qonto öffnet sich zur Verbindung eine gemeinsame paywise-Seite, die derzeit in der Inkasso-Oberfläche angezeigt wird. Kehren Sie anschließend über **Mahnservice** zum Mahnservice zurück.
</Info>

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Lexware Office" icon="shield-check">
    Verbindung per sicherer Anmeldung (OAuth). Sie melden sich einmal bei Lexware Office an und bestätigen den Zugriff.
  </Card>

  <Card title="sevDesk" icon="key">
    Verbindung per API-Schlüssel. Sie hinterlegen einen Token aus Ihrem sevDesk Konto.
  </Card>

  <Card title="WISO MeinBüro" icon="link" href="https://app.paywise.de/mahnservice/integration/buchhaltung/">
    Wählen Sie den Anbieter in den Buchhaltungsintegrationen des Mahnservice und folgen Sie der Einrichtung über den Marktplatz. Nach der Freigabe können offene Rechnungen in den Mahnservice übernommen werden.
  </Card>

  <Card title="Stripe" icon="credit-card" href="https://app.paywise.de/mahnservice/integration/stripe">
    Verbinden Sie Ihr Stripe-Konto über die Stripe-Einstellungen im Mahnservice. Dort finden Sie die verfügbaren Verbindungswege und die benötigten Berechtigungen für den Rechnungsimport.
  </Card>

  <Card title="orgaMAX Buchhaltung" icon="link" href="https://app.paywise.de/mahnservice/integration/buchhaltung/">
    Wählen Sie den Anbieter in den Buchhaltungsintegrationen des Mahnservice und folgen Sie der Einrichtung über den Marktplatz. Die Anbindung unterstützt orgaMAX Buchhaltung, nicht orgaMAX ERP.
  </Card>

  <Card title="Qonto" icon="shield-check" href="https://app.paywise.de/mahnservice/integration/buchhaltung/">
    Verbindung per sicherer Anmeldung (OAuth). Sie bestätigen bei Qonto den Lesezugriff auf die für den Rechnungsimport benötigten Daten.
  </Card>
</CardGroup>

<Note>
  Es kann immer nur **eine** Buchhaltung gleichzeitig aktiv sein. Solange eine Verbindung besteht, sind die übrigen Optionen ausgegraut. Trennen Sie zuerst die bestehende Verbindung, wenn Sie wechseln möchten.
</Note>

<Warning>
  Bei **WISO MeinBüro**, **orgaMAX Buchhaltung** und **Qonto** bestätigen Sie vor dem Import, dass das eigene Mahnwesen beziehungsweise automatische Zahlungserinnerungen des Anbieters deaktiviert sind. So vermeiden Sie doppelte Mahnungen. Folgen Sie dafür den Hinweisen in der App.
</Warning>

### Bald verfügbar

An weiteren Anbindungen arbeiten wir bereits. **FastBill**, **Xentral** und **Sage Active** sind als "Bald verfügbar" gekennzeichnet. Nutzen Sie ein anderes System? Über die Karte **"Meine Buchhaltung ist nicht dabei"** können Sie uns Ihre Software melden, damit wir den Bedarf einplanen.

## Lexware Office verbinden

<Steps>
  <Step title="Integrationen öffnen">
    Gehen Sie zu [**Einstellungen → Buchhaltungsintegrationen**](https://app.paywise.de/mahnservice/integration/buchhaltung/) und wählen Sie **Lexware Office**.
  </Step>

  <Step title="Anmeldung bestätigen">
    Klicken Sie auf **"Mit Lexware Office verbinden"**. Sie werden zu Lexware Office weitergeleitet, melden sich dort an und bestätigen den Zugriff.
  </Step>

  <Step title="Verbindung steht">
    Nach der Bestätigung kehren Sie automatisch in den Mahnservice zurück. Die Integration wird als **Verbunden** angezeigt, und der erste Import startet.
  </Step>
</Steps>

## sevDesk verbinden

<Steps>
  <Step title="Integrationen öffnen">
    Gehen Sie zu [**Einstellungen → Buchhaltungsintegrationen**](https://app.paywise.de/mahnservice/integration/buchhaltung/) und wählen Sie **sevDesk**.
  </Step>

  <Step title="API-Schlüssel eintragen">
    Tragen Sie Ihren sevDesk API-Token im Feld **"sevDesk API-Token"** ein. Über den Link **"Was ist das?"** finden Sie eine Anleitung, wo Sie den Token in sevDesk finden.
  </Step>

  <Step title="Verbinden">
    Klicken Sie auf **"Mit sevDesk verbinden"**. Bei Erfolg erscheint der Status **Aktiv**, und der erste Import startet.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Sie können den hinterlegten API-Token später jederzeit über **"Token ersetzen"** austauschen, ohne die Verbindung komplett neu aufzubauen.
</Tip>

## WISO MeinBüro verbinden

<Steps>
  <Step title="Anbieter auswählen">
    Öffnen Sie die [Buchhaltungsintegrationen im Mahnservice](https://app.paywise.de/mahnservice/integration/buchhaltung/) und wählen Sie **WISO MeinBüro**. Die gemeinsame paywise-Verbindungsseite zeigt Ihnen den Zugang zum Marktplatz.
  </Step>

  <Step title="paywise-Erweiterung installieren">
    Melden Sie sich bei WISO MeinBüro an, öffnen Sie den Marktplatz und installieren Sie die Erweiterung **paywise**. Öffnen Sie anschließend die installierte Erweiterung, um zu paywise zurückzukehren.
  </Step>

  <Step title="Verbindung bestätigen">
    Prüfen Sie das angezeigte MeinBüro-Konto, wählen Sie das passende Unternehmen in paywise und bestätigen Sie die Lizenznutzungsbedingungen. Für das Zielunternehmen benötigen Sie die Administrator-Rolle.
  </Step>

  <Step title="Import im Mahnservice vorbereiten">
    Kehren Sie über **Mahnservice** zurück. Deaktivieren Sie das eigene Mahnwesen in WISO MeinBüro und bestätigen Sie dies im Mahnservice. Erledigen Sie anschließend die weiteren angezeigten Einrichtungsschritte.
  </Step>
</Steps>

## Stripe verbinden

<Steps>
  <Step title="Stripe-Einstellungen öffnen">
    Wählen Sie **Stripe** in den [Buchhaltungsintegrationen im Mahnservice](https://app.paywise.de/mahnservice/integration/buchhaltung/).
  </Step>

  <Step title="API-Schlüssel vorbereiten">
    Erstellen Sie in Stripe einen API-Schlüssel mit den auf der Verbindungsseite beschriebenen Berechtigungen. Sie können einen Schlüssel für ein einzelnes Stripe-Konto oder einen Organisations-Schlüssel verwenden.
  </Step>

  <Step title="Schlüssel verbinden">
    Tragen Sie ihn im Feld **Stripe-Schlüssel** ein und klicken Sie auf **Schlüssel verbinden**. paywise erkennt den Schlüsseltyp automatisch und prüft die Verbindung. Beachten Sie gegebenenfalls die Hinweise zu fehlenden Berechtigungen.
  </Step>

  <Step title="Konten und Import prüfen">
    Prüfen Sie die verbundenen Konten. Bei einem Organisations-Schlüssel können Sie die gewünschten Stripe-Konten über ihre Konto-ID hinzufügen. Schließen Sie die noch offenen Einrichtungsschritte im Mahnservice ab.
  </Step>
</Steps>

## orgaMAX Buchhaltung verbinden

<Steps>
  <Step title="Anbieter auswählen">
    Öffnen Sie die [Buchhaltungsintegrationen im Mahnservice](https://app.paywise.de/mahnservice/integration/buchhaltung/) und wählen Sie **orgaMAX Buchhaltung**. Die gemeinsame paywise-Verbindungsseite zeigt Ihnen den Zugang zum Marktplatz.
  </Step>

  <Step title="paywise-Erweiterung installieren">
    Melden Sie sich bei orgaMAX Buchhaltung an, öffnen Sie den Marktplatz und installieren Sie die Erweiterung **paywise**. Öffnen Sie anschließend die installierte Erweiterung, um zu paywise zurückzukehren.
  </Step>

  <Step title="Verbindung bestätigen">
    Prüfen Sie das angezeigte orgaMAX-Konto, wählen Sie das passende Unternehmen in paywise und bestätigen Sie die Lizenznutzungsbedingungen. Für das Zielunternehmen benötigen Sie die Administrator-Rolle.
  </Step>

  <Step title="Import im Mahnservice vorbereiten">
    Kehren Sie über **Mahnservice** zurück. Deaktivieren Sie das eigene Mahnwesen in orgaMAX Buchhaltung und bestätigen Sie dies im Mahnservice. Erledigen Sie anschließend die weiteren angezeigten Einrichtungsschritte.
  </Step>
</Steps>

## Qonto verbinden

<Steps>
  <Step title="Qonto auswählen">
    Öffnen Sie die [Buchhaltungsintegrationen im Mahnservice](https://app.paywise.de/mahnservice/integration/buchhaltung/) und wählen Sie **Qonto**. Auf der gemeinsamen paywise-Verbindungsseite starten Sie mit **Mit Qonto verbinden**.
  </Step>

  <Step title="Zugriff bestätigen">
    Folgen Sie dem Anmelde- und Freigabedialog bei Qonto. Prüfen Sie das ausgewählte Konto und bestätigen Sie die angeforderten Zugriffsrechte. Anschließend werden Sie zu paywise zurückgeleitet.
  </Step>

  <Step title="Automatisches Mahnwesen deaktivieren">
    Kehren Sie über **Mahnservice** zurück. Deaktivieren Sie das automatische Mahnwesen in Qonto und bestätigen Sie dies im Mahnservice, damit keine doppelten Mahnungen entstehen.
  </Step>

  <Step title="Import vorbereiten">
    Erledigen Sie gegebenenfalls die weiteren angezeigten Einrichtungsschritte im Mahnservice. Prüfen Sie anschließend die übernommenen Rechnungen im [Dashboard](https://app.paywise.de/mahnservice/).
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Eine erfolgreiche Verbindung allein startet noch keinen Mahnversand. Erledigen Sie die erforderlichen Einrichtungsschritte, legen Sie im Einrichtungsassistenten den [Importzeitraum](#importzeitraum) fest und aktivieren Sie den Mahnlauf wie unter [Registrierung & Onboarding](/user-docs/mahnservice/registrierung-onboarding) beschrieben.
</Note>

## Wie der automatische Import funktioniert

Nach dem Verbinden synchronisiert sich der Mahnservice in kurzen Abständen (mehrmals pro Stunde) mit Ihrer Buchhaltung. Dabei gilt:

* Importiert werden **nur überfällige Rechnungen mit offenem Betrag**. Bezahlte oder noch nicht fällige Rechnungen bleiben außen vor.
* Zu jeder Rechnung werden **Schuldner** und der passende **Mahnprozess** automatisch angelegt.
* **Stornos, Zahlungen und ausgebuchte Forderungen** werden erkannt, sodass kein Schuldner gemahnt wird, der bereits bezahlt hat oder dessen Forderung erledigt ist. Unmittelbar vor jedem Versand prüft paywise den Zahlungsstatus noch einmal in Ihrer Buchhaltung (siehe [Versandzeitpunkt](/user-docs/mahnservice/mahnlauf-einrichten#versandzeitpunkt)). Lässt er sich nicht eindeutig feststellen, wird die Mahnung zurückgehalten.

### Importzeitraum

Welche Rechnungen importiert werden, hängt vom **Importzeitraum** ab. Diesen wählen Sie selbst im Einrichtungsassistenten (Schritt **Zeitabstände**, siehe [Registrierung & Onboarding](/user-docs/mahnservice/registrierung-onboarding)): entweder alle überfälligen Rechnungen der letzten 12 Monate (Standard) oder ab einem bestimmten Datum. Den aktiven Importzeitraum sehen Sie jederzeit auf der Integrationsseite im Bereich **Importzeitraum**.

<Info>
  Möchten Sie den Importzeitraum **nachträglich ändern** (zum Beispiel einen festen Startzeitpunkt setzen)? Wenden Sie sich dazu an unseren [Support](mailto:kontakt@paywise.de). Die Einstellung gilt pro Unternehmen.
</Info>

## Kontaktdaten aus der Buchhaltung

Name, Anschrift und E-Mail-Adresse eines Schuldners übernimmt der Mahnservice beim Import aus Ihrer Buchhaltung und aktualisiert sie bei jedem Abgleich. Pflegen Sie Adress- oder E-Mail-Korrekturen daher am besten in Ihrer Buchhaltungssoftware. Mit dem nächsten automatischen Abgleich oder einer manuellen Synchronisation (siehe unten) stehen sie auch im Mahnservice bereit.

Kontaktdaten, die in Ihrer Buchhaltung nicht hinterlegt sind (zum Beispiel eine zusätzliche E-Mail-Adresse oder eine weitere Anschrift als Brief-Empfänger), ergänzen Sie direkt in paywise. Wie das geht, lesen Sie unter [Schuldner verwalten](/user-docs/mahnservice/schuldner-verwalten#kontaktdaten-pflegen).

## Manuell synchronisieren

In der Regel müssen Sie nichts tun, der Abgleich läuft von selbst. Wenn Sie eine Änderung in der Buchhaltung sofort übernehmen möchten, gibt es zwei Wege:

* **Globaler Abgleich:** Über den Button **"Synchronisieren"** oben rechts im [Dashboard](https://app.paywise.de/mahnservice/) stoßen Sie einen Abgleich für alle Rechnungen an.
* **Einzelner Schuldner:** Wählen Sie einen Schuldner in der [Schuldnerliste](https://app.paywise.de/mahnservice/schuldner/) aus. In seiner Detailansicht können Sie ihn über die Aktion **"Mit der Buchhaltung synchronisieren"** gezielt aktualisieren.

## Nächste Schritte

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Mahnlauf einrichten" icon="gear" href="/user-docs/mahnservice/mahnlauf-einrichten">
    Legen Sie Stufen, Fristen und Versandwege für Ihre Mahnungen fest.
  </Card>

  <Card title="Schuldner verwalten" icon="users" href="/user-docs/mahnservice/schuldner-verwalten">
    Behalten Sie importierte Schuldner im Blick und pausieren Sie einzelne Fälle.
  </Card>
</CardGroup>

Eine Einordnung des Gesamtablaufs finden Sie in der [Übersicht](/user-docs/mahnservice/overview), die ersten Schritte erklärt die Seite [Registrierung & Onboarding](/user-docs/mahnservice/registrierung-onboarding). Antworten auf typische Fragen sammelt die [FAQ](/user-docs/mahnservice/faq).