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# Lexware Office

> Offene Rechnungen aus Lexware Office (ehemals lexoffice) an paywise übergeben

# paywise für Lexware Office

<div style={{width: '64px', height: '64px', background: '#ffffff', borderRadius: '10px', display: 'flex', alignItems: 'center', justifyContent: 'center', padding: '10px', boxSizing: 'border-box'}}>
  <img src="https://mintcdn.com/paywisegmbh/wAdTkukMeudh23V7/images/integrations/lexoffice-icon.png?fit=max&auto=format&n=wAdTkukMeudh23V7&q=85&s=08887c3baf53dea04b7762aded789e96" alt="Lexware Office" style={{width: '100%', height: '100%', objectFit: 'contain', display: 'block'}} noZoom width="128" height="107" data-path="images/integrations/lexoffice-icon.png" />
</div>

Mit der Anbindung `connect:Lexware Office` übergeben Sie offene Rechnungen aus
Lexware Office direkt an den paywise-Forderungseinzug. Rechnungsdaten, Kunde und
Rechnungs-PDF kommen automatisch mit – und, anders als bei den meisten anderen
Anbindungen, auch **die Mahnungen, die Sie in Lexware Office bereits verschickt haben**.

<Note>
  paywise liest aus Lexware Office und schreibt nichts zurück. In Ihrer Buchhaltung
  wird nichts geändert, storniert oder als bezahlt markiert.
</Note>

## Bevor Sie starten

* Ein Lexware-Office-Konto, mit dem Sie sich anmelden können.
* Ein paywise-Konto. Sie können es auch während der Verbindung neu anlegen –
  paywise übernimmt Ihre Unternehmensdaten dann direkt aus Lexware Office.
* Mindestens eine offene Rechnung in Lexware Office.
* Für Ihr paywise-Unternehmen darf kein aktiver DATEV-Import bestehen. Deaktivieren
  Sie ihn unter **DATEV Einstellungen → Gefahrenzone → Integration deaktivieren**,
  bevor Sie Lexware Office verbinden.

### Was paywise abruft

| Daten                               | Wofür paywise sie braucht                                            |
| ----------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- |
| Rechnungen und Belege               | Die offenen Forderungen, die Sie einreichen                          |
| Kontakte                            | Name und Anschrift des Schuldners                                    |
| Zahlungen zur Rechnung              | Der tatsächlich noch offene Betrag statt des vollen Rechnungsbetrags |
| Mahnungen (`dun`-Belege)            | Ihre bereits verschickten Mahnungen inklusive Mahndatum und Frist    |
| Rechnungs-PDF                       | Der Nachweis, der der Akte beigefügt wird                            |
| Umsatzsteuer- und Rechtsformangaben | Werden einmalig in Ihr paywise-Unternehmensprofil übernommen         |

Die Anbindung ist reiner Lesezugriff.

## Neu bei paywise? Registrierung über Lexware Office

Sie brauchen **kein** paywise-Konto im Voraus. Über die Registrierung mit Lexware
Office legen Sie Konto und Unternehmen in einem Durchgang an – paywise übernimmt
Ihre Unternehmensdaten dabei direkt aus Lexware Office, statt sie von Ihnen
abzufragen.

<Steps>
  <Step title="Registrierung öffnen">
    Gehen Sie auf
    [app.paywise.de/connect/lexoffice/registrieren/](https://app.paywise.de/connect/lexoffice/registrieren/).

    Die Seite **Registrierung über Lexware Office** begrüßt Sie mit *„Verbinden Sie
    Ihr Lexware Office Konto, um Ihre Unternehmensdaten automatisch zu
    übernehmen."*
  </Step>

  <Step title="Nutzungsbedingungen akzeptieren">
    Aktivieren Sie den Schalter **„Ich akzeptiere die Nutzungsbedingungen der
    connect:Lexware Office Schnittstelle."** Über das Pfeilsymbol daneben öffnen
    Sie den vollständigen Text in einem neuen Tab.

    Erst danach lässt sich die Schaltfläche zum Verbinden betätigen.
  </Step>

  <Step title="Mit Lexware Office verbinden">
    Wählen Sie **Mit Lexware Office verbinden**. paywise leitet Sie zu Lexware
    Office weiter, wo Sie sich mit Ihren eigenen Zugangsdaten anmelden und den
    Zugriff freigeben.

    Sie geben Ihre Lexware-Zugangsdaten niemals bei paywise ein.
  </Step>

  <Step title="Daten überprüfen">
    Sie kehren zu paywise zurück und sehen den Schritt **Daten überprüfen**:
    *„Bitte prüfen Sie die aus Lexware Office übernommenen Daten sorgfältig, bevor
    Sie fortfahren."*

    Das Formular ist bereits mit den Angaben aus Lexware Office gefüllt:

    | Bereich        | Übernommene Angaben                                             |
    | -------------- | --------------------------------------------------------------- |
    | Unternehmen    | Firmenname, Rechtsform, Telefonnummer, gesetzliche Vertreter    |
    | Steuer         | Vorsteuerabzugsberechtigung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
    | Anschrift      | Straße, Postleitzahl, Ort, Land                                 |
    | Kontaktperson  | Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse                               |
    | Bankverbindung | IBAN, BIC                                                       |

    Prüfen und korrigieren Sie alles, was nicht stimmt oder fehlt. Was Lexware
    Office nicht liefert, ergänzen Sie hier von Hand.
  </Step>

  <Step title="Passwort vergeben und absenden">
    Vergeben Sie zum Schluss ein Passwort für Ihr paywise-Konto und senden Sie das
    Formular ab.
  </Step>
</Steps>

Mit dem Absenden legt paywise in einem Schritt an:

* Ihr **Benutzerkonto**,
* Ihr **Unternehmen** mit den geprüften Daten,
* die **aktive Lexware-Office-Verbindung** dazu.

Sie sind anschließend bereits angemeldet und können sofort Rechnungen einreichen.
An Ihre E-Mail-Adresse geht eine Bestätigungsmail.

<Note>
  Sind Sie bereits bei paywise angemeldet, brauchen Sie diesen Weg nicht: Die
  Registrierungsseite leitet Sie dann direkt auf die Lexware-Office-Seite Ihres
  Kontos weiter, wo Sie die Verbindung wie unten beschrieben herstellen.
</Note>

## 1. Lexware Office verbinden

<Steps>
  <Step title="Verbindungsseite öffnen">
    Gehen Sie auf [app.paywise.de/connect/lexoffice/](https://app.paywise.de/connect/lexoffice/).
  </Step>

  <Step title="Nutzungsbedingungen akzeptieren">
    Setzen Sie das Häkchen bei **„Mit der Nutzung der connect:Lexware Office
    Schnittstelle akzeptiere ich die Nutzungsbedingungen."** Über
    **Nutzungsbedingungen** öffnen Sie den vollständigen Text.
  </Step>

  <Step title="Anmeldung starten">
    Wählen Sie **Jetzt mit Lexware Office verbinden**. paywise leitet Sie zu
    Lexware Office weiter, wo Sie sich mit Ihren eigenen Zugangsdaten anmelden.

    Sie geben Ihre Lexware-Zugangsdaten niemals bei paywise ein – die Autorisierung
    findet vollständig bei Lexware Office statt.
  </Step>

  <Step title="Zugriff freigeben">
    Bestätigen Sie die Freigabe bei Lexware Office. Sie landen anschließend
    automatisch wieder in paywise.
  </Step>
</Steps>

Nach der Verbindung zeigt die Seite **Verbunden mit**, den **Status: Aktiv**, das
Datum unter **Verbunden seit** und wer die Verbindung **angelegt** hat.

## 2. Rechnungen einreichen

<Steps>
  <Step title="Rechnungsauswahl öffnen">
    Wählen Sie auf der Lexware-Office-Seite in paywise **Rechnungen einreichen**.
  </Step>

  <Step title="Rechnungen auswählen">
    paywise listet Ihre offenen Belege live aus Lexware Office – mit
    Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Gesamtbetrag und offenem
    Betrag.

    Suchen Sie nach **Rechnungsnummer oder Kunden**, filtern Sie nach Datum und
    sortieren Sie nach Rechnungsdatum oder Rechnungsnummer.
  </Step>

  <Step title="Schuldnerdaten prüfen">
    Name, Anschrift und die Einordnung als Unternehmen oder Privatperson kommen aus
    dem Kontakt in Lexware Office. Das Rechnungs-PDF wird automatisch angehängt.
    Prüfen Sie die Angaben und ergänzen Sie, was fehlt.
  </Step>

  <Step title="Mahnungen kontrollieren">
    Mahnungen, die in Lexware Office zu der Rechnung erfasst sind, übernimmt paywise
    automatisch mit Datum, Frist und Betrag. Sie müssen sie nicht abtippen. Haben
    Sie außerhalb von Lexware Office gemahnt, ergänzen Sie das hier von Hand.

    Das ist rechtlich relevant: Gegenüber Verbrauchern ist eine Mahnung in der Regel
    Voraussetzung dafür, dass Verzugszinsen und Inkassokosten geltend gemacht
    werden können.
  </Step>

  <Step title="Auftrag absenden">
    Legen Sie fest, wie der Einzug starten soll, beantworten Sie die rechtlichen
    Fragen, akzeptieren Sie die Bedingungen und wählen Sie **Auftrag absenden**.
  </Step>
</Steps>

### Rechnungen, die nicht eingereicht werden können

paywise lehnt eine Rechnung bewusst ab, statt eine zweifelhafte Forderung anzulegen:

* **Entwürfe.** Belege im Status `draft` sind keine gestellten Rechnungen.
* **Bezahlte Rechnungen.** Belege im Status `paid` sind erledigt.
* **Unvollständige Empfängerdaten.** paywise übernimmt die Rechnung als
  bearbeitbaren Entwurf. Ergänzen Sie Name und Anschrift in paywise, bevor Sie den
  Auftrag absenden.
* **Bereits eingereichte Rechnungen** werden als *Eingereicht* angezeigt.

<Note>
  Rechnungen, die Sie in einem anderen Programm geschrieben und in Lexware Office nur
  **verbucht** haben (Belege vom Typ *salesinvoice*), findet paywise ebenfalls und
  kann sie einreichen.
</Note>

## Mahnservice: Rechnungen laufend übernehmen

Diese Anbindung versorgt nicht nur den einmaligen Forderungseinzug, sondern auch den
**paywise-Mahnservice**. Dabei ruft paywise Ihre offenen Rechnungen regelmäßig ab und
mahnt sie in Ihrem Namen – bevor daraus ein Inkassofall wird. Sie richten den
Mahnservice unter [app.paywise.de/mahnservice/](https://app.paywise.de/mahnservice/)
ein.

### Voraussetzungen

Damit der laufende Abgleich startet, müssen alle folgenden Punkte erfüllt sein:

* Eine **aktive Lexware Office-Verbindung** mit gültiger Freigabe.
* Ein **gebuchter Mahnservice** und die **akzeptierten Mahnservice-AGB**.
* Ein festgelegter **Importumfang** – Sie entscheiden einmalig, welche Rechnungen
  übernommen werden sollen.

### Was paywise vor jeder Mahnung prüft

<Steps>
  <Step title="Regelmäßiger Abgleich">
    paywise ruft Ihre offenen Rechnungen aus Lexware Office in festen Abständen ab. Neue
    offene Rechnungen kommen dabei automatisch dazu.
  </Step>

  <Step title="Statusprüfung unmittelbar vor dem Versand">
    Direkt bevor eine Mahnung rausgeht, fragt paywise den aktuellen Rechnungsstatus
    noch einmal in Lexware Office ab. Ist die Rechnung inzwischen bezahlt oder storniert,
    wird nicht gemahnt.
  </Step>

  <Step title="Im Zweifel wird nicht gemahnt">
    Lässt sich der Status nicht zweifelsfrei feststellen – etwa weil Lexware Office
    vorübergehend nicht erreichbar ist –, hält paywise die Mahnung zurück. Das ist
    bewusst so: Lieber eine Mahnung zu spät als eine an jemanden, der schon bezahlt
    hat.
  </Step>
</Steps>

Zahlungen, die paywise beim Abgleich in Lexware Office findet, beenden das Mahnverfahren
automatisch.

<Note>
  **Auch nur verbuchte Rechnungen werden gemahnt.** Rechnungen, die Sie in einem
  anderen Programm geschrieben und in Lexware Office lediglich verbucht haben, erkennt
  der Mahnservice ebenfalls.

  Solange ein solcher Beleg in Lexware Office aber noch nicht verbucht ist oder eine
  Zahlung dazu gerade unterwegs ist, lässt sich sein Status nicht eindeutig auswerten –
  paywise mahnt ihn dann vorerst nicht. Sobald Sie den Beleg verbucht haben oder die
  Zahlung zugeordnet ist, läuft das Mahnverfahren normal weiter.
</Note>

## 3. Verbindung trennen

Wählen Sie auf der Lexware-Office-Seite **Verbindung trennen** und bestätigen Sie
mit **Verbindung trennen**.

paywise ruft danach keine Rechnungen mehr aus Lexware Office ab. Bereits übergebene
Aufträge sind davon nicht betroffen – sie sind paywise-Akten und werden weiter
bearbeitet. Laufende Mahnverfahren, die von dieser Verbindung abhängen, pausiert
paywise beim Trennen. Nach dem Wiederverbinden können Sie sie fortsetzen.

Zum Wiederverbinden führen Sie den Verbindungsablauf einfach erneut aus.

## Fehlerbehebung

<AccordionGroup>
  <Accordion title="„Verbindung mit Lexware Office getrennt“">
    Die Freigabe wurde bei Lexware Office zurückgezogen oder ist abgelaufen. Wählen
    Sie **Verbindung erneuern** auf derselben Seite. Ihre bisherigen Aufträge sind
    nicht betroffen.
  </Accordion>

  <Accordion title="„Verbindungsfehler“ bei der Registrierung">
    Konnte paywise die Daten nicht aus Lexware Office holen, erscheint die Karte
    **Verbindungsfehler** mit *„Die Verbindung zu Lexware Office konnte nicht
    hergestellt werden. Bitte versuchen Sie es erneut."*

    Über **Erneut versuchen** starten Sie die Registrierung noch einmal. Klappt es
    weiterhin nicht, führt **Zur normalen Registrierung** Sie zur regulären
    Anmeldung bei paywise – Sie tragen die Unternehmensdaten dann selbst ein und
    verbinden Lexware Office später auf der Integrationsseite.
  </Accordion>

  <Accordion title="Die Verbindung konnte nicht hergestellt werden">
    Prüfen Sie, ob Sie sich bei Lexware Office mit dem richtigen Konto angemeldet
    und die Freigabe bestätigt haben, und versuchen Sie es erneut.
  </Accordion>

  <Accordion title="„Für Ihr Unternehmen ist weiterhin eine andere Buchhaltungs-Anbindung aktiv“">
    Beim Abschluss war noch eine andere klassische Buchhaltungsanbindung aktiv,
    aber die Bestätigung zum Wechsel lag nicht mehr vor. Es wurde nichts geändert.
    Starten Sie die Verbindung erneut und bestätigen Sie den Wechsel.
  </Accordion>

  <Accordion title="Die Rechnungsliste ist leer">
    paywise zeigt nur offene Belege. Entwürfe und bezahlte Rechnungen erscheinen
    nicht. Prüfen Sie den Status der Rechnung in Lexware Office.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Fragen

Schreiben Sie an [info@paywise.de](mailto:info@paywise.de).